Modelo Canvas: Cómo Gestionar y adaptarlo al contexto de cambio en la organización

Modelo Canvas | Cómo aplicar el modelo Canvas en el lienzo | Ejemplo práctico

Tanto las personas como las empresas vivimos en un cambio constante. En ocasiones, ese cambio es más importante y requiere un esfuerzo extra, tanto en lo que se refiere a planteamiento como en la forma de hacer las cosas. Si hablamos de organizaciones, una buena manera de afrontar y gestionar el cambio empresarial es utilizar un Modelo Canvas, que nos ayudará a poner sobre la mesa las sugerencias de todo el equipo y, además, nos permitirá ver en perspectiva todas las cuestiones que deberemos tener en cuenta.

En este caso, hablaremos del Modelo Lean Change Canvas, que se basa en los elementos del típico Modelo Canvas adaptándolo al contexto de cambio en la organización. Si en el tradicional hablábamos sobre fuentes de ingreso y propuesta de valor para lanzar un nuevo modelo de negocio, en este caso hablaremos de los mecanismos para conseguir una correcta gestión del cambio. Antes de ponerte manos a la obra, y si todavía no tienes muy claro hacia dónde dirigir tu compañía, te recomendamos que veas este vídeo de TED de Pilar Jericó sobre cómo afrontar los cambios. Puede que te ayude a tener la mente más abierta y a empezar a trabajar con más ganas y motivación:

Cómo utilizar el Modelo Canvas para gestionar el cambio empresarial

La mejor forma de entender cómo funciona un Modelo Canvas es verlo dibujado, como en la imagen que os mostramos a continuación:

Como decíamos, el proceso para rellenar este Lean Change Canvas es el mismo que con el tradicional. Se trata de ir aportando información en cada uno de los bloques, que por orden son:

1. Urgencia. Debes identificar las principales razones por las cuales tendría que producirse un cambio. Una vez los tengas, debes identificar cómo este cambio será percibido por las personas a quienes afectará con mayor medida. A partir de aquí, debes definir cómo la organización mitigará los puntos más conflictivos relacionados con el cambio.

2. Definición del Target. Identifica cuáles son las personas que se verán afectadas y cuáles son las que jugarán un papel decisivo en la gestión del cambio. Una buena idea es definir un equipo encargado de la gestión del cambio que atienda todos los problemas que puedan surgir en el proceso.

3. Visión. Crea una visión que repercuta en todos los niveles de la empresa. Lo importante es que sepas compartir esa visión con todos los trabajadores para que se sientan implicados.

4. Comunicación. Identifica los canales de comunicación existentes o desarrolla los que hagan falta. Crea un medio que sea bidireccional, para que todos los empelados puedan compartir información. Lo ideal es que esos canales sean accesibles para todos con el objetivo de aumentar la participación y mejorar en engagement. Un buen consejo sería crear canales de comunicación online.

5. Receptores del Cambio. Identifica quién o quiénes son los que recibirán un mayor impacto en el proceso de cambio y define los instrumentos que harán falta para que las personas afectadas puedan empezar a trabajar y adaptarse.

6. Criterios de éxito. Define unos criterios de aceptación para saber en qué medida se acepta o se rechaza el cambio.

7. Acciones. Haz una lista con las acciones y los métodos que utilizarás para gestionar el cambio. Recuerda que las acciones tendrán que ser:

- Específicas. Debes definir un área específica para mejorarla.

- Medibles. Tendrás que determina un indicador para conocer el progreso.

- Asignables. Debes escoge quién va a llevarlo a cabo.

- Realistas. Piensa en qué resultados quieres conseguir. Cuando más realistas sean, más posibilidades tienes de acabar consiguiéndolos.

- Ajustables en el tiempo. Define cuándo debes conseguir los resultados.

8. Inversiones. Identifica todas las inversiones que se tendrán que llevar a cabo, tanto a nivel económico como a nivel no económico (de tiempo, esfuerzo, dedicación, etc).

9. Logros. Identifica los logros obtenidos en todos los niveles posibles: Morales, de capacidad, de desempeño, etc.

Consejos para utilizar correctamente el Modelo Canvas

Ahora ya ha quedado clara la información que deberá contener el Canvas. Pero para que el modelo funcione, deberás utilizarlo correctamente y seguir los consejos que te damos:

• Imprime o dibuja tu canvas y cuélgalo en la pared de tu oficina. No escatimes, piensa en el espacio que vas a necesitar para que todos tus trabajadores participen. En la página deplays in business puedes descargarte un modelo a pequeña escala.

• No escribas directamente en el canvas. Usa post-it, de esta forma conseguirás dos cosas: Primero, puedes sustituir rápidamente las ideas que no te acaben de convencer por otras y, además, el hecho de colocar un post-it para cada idea te ayudará a ordenar mejor tus pensamientos.

• Usa post-it de colores distintos. Podrás visualizar cuáles son las distintas prioridades.

• Usa el método KISS (Keep it small and simple). Cuanto más sencillo sea tu canvas, más fácilmente podrás sacar tus conclusiones. Si tienes en mente modelos de negocio distintos o diferentes procesos de cambio, también puedes usar dos canvas distintos. De lo contrario, las ideas podrían mezclarse y el resultado sería muy confuso.

• Puedes incorporar imágenes. No pienses solo en palabras, puedes incorporar símbolos o imágenes simples. Piensa que el canvas está hecho para que sea algo muy visual, así que no te cortes.

• Trabaja de izquierda a derecha. Cuando crees el canvas, empieza por la situación actual, y después sigue con los objetivos que quieres conseguir. Aunque  parezca muy obvio, es importante tenerlo en cuenta para no dejar ningún cabo suelto en el proceso.

• Una vez realizado el canvas, ¡No te olvides de hacer un informe de todo! Debes dejar claro a todo tu equipo cuáles serán las ideas y objetivos que vais a poner en marcha justo después de terminar con el canvas. Es importante que tanto las conclusiones como los pasos a seguir queden claros como el agua, porque de lo contrario ¡Todo el proceso habrá sido en vano!