LAS 5S - CASO : "AOL-Time Warner"

DEFINICION DE LAS 5 S

El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de las 5S y es de

origen japonés.

Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente sí

que lo es. El movimiento de las 5S es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad

total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace más de 40 años y que

está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.

Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e

Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran

eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una

mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos.

Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles

hasta el escritorio de una secretaría administrativa.

¿Qué es la estrategia de las 5S?

Se llama estrategia de las 5S porque representa acciones que son principios expresados con cinco

palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la

creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

•Clasificar. (Seiri)

•Orden. (Seiton)

•Limpieza. (Seiso)

•Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)

•Disciplina. (Shitsuke)

Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy

aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean características exclusivas de la cultura

japonesa. Todos los no japoneses practicamos las cinco  "S" en nuestra vida personal y en

numerosas oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en

lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas,

libretas, reglas, llaves etc.

Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y

la moral en el trabajo se reduce.

EJEMPLO APLICATIVO DE LAS 5 S:

APLICACIÓN DE LAS 5 S EN UNA EMPRESA:

PROGRAMA DE LAS CINCO ESES E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL

La implementación de programa de las 5S se realiza en forma concertada con los empleados de la institución para hacerles ver la importancia del compromiso y la responsabilidad que éste trae consigo, teniendo presente además que su ejecución requiere cambios radicales en los hábitos de trabajo y su aplicación debe impulsarse a través de un seguimiento periódico de su grado de cumplimiento.  

-          IMPLEMENTACION DEL SEIRI: 

      La implementación del seiri consiste en la clasificación de todo lo que se tiene en el puesto de trabajo y se hace de la siguiente manera:

• Se separa lo que se utiliza a diario y en todo momento, de lo que se utiliza esporádicamente.

• Se elimina lo que no sirve (por ejemplo documentos que han perdido vigencia, lapiceros que no escriben, etc).

•    Se entrega a otras áreas los elementos que no pertenecen al área de trabajo.

·        Se determina la frecuencia con la que se necesita el elemento. Si se utiliza con poca frecuencia puede almacenarse fuera del área de trabajo o de lo contrario reubicarlo dentro del área.

-          IMPLEMENTACION DEL SEITON: 

      La implementación del seiton consiste en tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite. Por eso, después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar y sistematizar.

Algunas formas de organizar son:

• Ordenar los artículos en los archivadores, sin dejarlos rebosar en el puesto de trabajo.

• Optimizar el espacio con que dispone en el área de trabajo para ordenar los elementos que se utilizan.

• Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso, ubicando a la mano o lo más cerca posible a usted lo que utiliza diariamente, luego lo de uso semanal, mensual, anual.

• Decidir sitios de ubicación: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

-          IMPLEMETACION DEL SEISO: 

      

      El proceso de implementación se debe apoyar en el suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. Para lograrlo se hace lo siguiente:

 • Jornada de limpieza: Esta jornada ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente y crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso. En ella se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, almacenes, etc.

• Planificar el mantenimiento de la limpieza: cada área debe contar con un plan de limpieza donde se asignen responsabilidades a cada funcionario con el fin de tener establecido la periodicidad de la limpieza y se muestre la tarea de cada persona.

• Preparar elementos para la limpieza: Se organizan los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles de encontrar y devolver. Los funcionarios debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos.

• Ejecución de la limpieza: Se limpia y organiza diariamente el puesto de trabajo y los elementos que se utilizan a diario. El área se limpia según plan de limpieza definido retirando profundamente la suciedad. Durante la limpieza es necesario tomar información sobre las áreas de acceso difícil, ya que en un futuro será necesario realizar acciones de mejora continua para su eliminación, facilitando las futuras limpiezas de rutina.

-          IMPLEMETACION DEL SEITKESU: 

      La implementación del bienestar personal consiste en mantener la limpieza mental y física en cada empleado, medidas de sanidad pública y condiciones de trabajo sin contaminación. Es importante mantener mente sana en cuerpo sano insistiendo en la necesidad de vestir ropa limpia y apropiada y cumplir con las normas de seguridad. Al momento de encontrar cualquier desorden o condiciones indeseables, el funcionario debe identificar las causas principales y establecer las acciones preventivas.

-          IMPLEMENTACION DEL SHITSUKE:  

       La implementación de la disciplina es importante porque sin ella, las cuatro primeras “S” se deterioran rápidamente. La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, Orden, limpieza y bienestar personal. Esta existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina como:

• Visión compartida: Es fundamental que exista una convergencia entre la visión de la organización y la de sus empleados para el desarrollo de esta. Por lo tanto es necesario que la dirección lidere esta convergencia hacia el logro de metas comunes.

• Formación: Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las S. Además se crean hábitos buenos en el trabajo a través del ejemplo impartido por la dirección.

• Tiempo para aplicar las 5S: Los funcionarios requieren de tiempo para practicar las 5S por lo que la dirección apoya los esfuerzos de sus colaboradores en lo que se refiere a recursos, tiempo, y reconocimiento de logros en lo referente a las 5S (Programa de cultura de la calidad).

CASO DE ANÁLISIS

CAMBIOS Y MÁS CAMBIOS EN AOL – TIME WARNER 

1. ¿Qué tipo de problemas organizacionales enfrentó Bob Pittman al administrar la nueva empresa resultado de la fusión?

Uno de los principales problemas era el de innovar productos de una combinación eficaz de los recursos de ambas empresas. Otro de los problemas con lo que lidio fue en las distintas culturas organizacionales que tenía cada una de las empresas, una era burocrática, jerárquica y con toma de decisiones lentas y la otra estaban acostumbrados a trabajar en equipo y tomar decisiones rápidamente.