METODOLOGÍA DE LAS 5'S - CASO AOL-NME WARNER

METODOLO DE LAS 5’S

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Denominación		Concepto	Objetivo particular
En español	En japonés
Clasificación	整理, Seiri	Separar innecesarios	Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
Orden	整頓, Seiton	Situar necesarios	Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
Limpieza	清掃, Seiso	Suprimir suciedad	Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
Estandarización	清潔, Seiketsu	Señalizar anomalías	Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden (Señalizar y repetir) Establecer normas y procedimientos.
Mantener la disciplina	躾, Shitsuke	Seguir mejorando	Fomentar los esfuerzos en este sentido

LAS 5'S APLICADAS A LA WEB DE LA EMPRESA: BBVA CON TU EMPRESA

FUENTE: http://www.bbvacontuempresa.es/a/las-5s-aplicadas-a-la-web-la-empresa

La metodología de las 5 S resulta muy interesante para mejorar la eficiencia de cualquier proyecto. Surgió en el entorno de la empresa Toyota, como muchas otras metodologías que hoy en día se aplican en miles de empresas de todo el mundo y gracias a las cuales los procesos gozan de un nivel de eficiencia importante.

En el caso de la metodología 5 S, lo bueno es que se pueda aplicar al entorno industrial, en el que originalmente nació, pero también en otros entornos de servicios, como es el caso de la página web corporativa de una pyme. A continuación, se muestra una aplicación práctica de la metodología de las 5 S a la web de una pyme:

Seiri: Eliminar elementos innecesarios

La primera de las S propone eliminar de la web los elementos que son innecesarios y que no aportan valor al usuario.  Esto significa que hay que sacar botones, imágenes, textos y otros elementos que no aportan nada y que ocupan espacio, tiempo de carga, etc. Un ejemplo son funcionalidades típicas como un link en portada a una funcionalidad de “Versión para imprimir”, ya que poca gente imprime una web; un texto anunciando que es compatible con el estándar W3C (¿a quién le importa?); o una sección de “enlaces de interés” que no interesan a nadie.

Deben disponerse sólo los elementos necesarios para proporcionar información, realizar trámites y las funcionalidades necesarias para conseguir el objetivo que pretende la web. Todo lo que sea innecesario, debe ser eliminado, ya que distrae la atención de las personas que acceden y es una barrera para conseguir los objetivos marcados en la web: promocionar la marca, conseguir un lead, cerrar una compra, etc.

Cada cosa debe estar en su sitio y cada sitio debe ser para una cosa. En la web de empresa es importante que todos los elementos estén ubicados siguiendo criterios lógicos y de usabilidad, evitando situaciones en las que usuario se pierde y no encuentra el camino para localizar información, hacer un trámite o cerrar una compra. Todos los elementos deben estar dispuestos de manera que se entienda claramente toda la estructura del sitio, que sea intuitivo y todo ello a la primera, sin distracciones innecesarias.

Seiton: Disponer sólo los elementos necesarios

En la web de empresa es importante tener claro que hay que disponer sólo los elementos necesarios. Añadir secciones o bloques de información y acciones que no aportan valor al usuario es contraproducente, al distraer al usuario del mensaje que se le quiere transmitir y reducir las probabilidades de que el acceso se convierta en un lead, es decir, en un posible cliente.

En la pyme un ejemplo típico es pensar que añadir bloques de noticias sectoriales es algo que aporta valor al usuario, cuando la realidad muestra que muy pocos usuarios lo hacen y que el coste de mantener noticias de calidad actualizadas es bastante alto. El copia-pega en estos casos no es una opción si se quiere respetar la legalidad con respecto a los derechos de autor. Sí que puede estar bien montar un blog de empresa, en el que se vayan contando asuntos relacionados con el negocio y con el sector, con un enfoque mucho más útil para quien acceda a la página y pensando también en una estrategia de SEO.

Seiso: Eliminar la suciedad

Es importante que todo el sistema que afecta a la página web de la empresa esté optimizado para poder ofrecer una buena experiencia de usuario a todas las personas que la visitan. Un servidor obsoleto, un código fuente que no está cuidado y que se ha ido “ensuciando” con el paso de los años, un contenido desactualizado, son ejemplos de aspectos que llevan a ofrecer una experiencia del todo menos agradable a la hora de visitar una web.

Otros elementos de “suciedad” que hay que eliminar son los sistemas que bombardean al usuario a través de popups, banner con movimiento y sonido preactivado, intersticiales y otros que provocan molestas interrupciones y le distraen del camino natural hacia el objetivo en la web. En caso de querer resaltar algo, mejor que con un molesto sistema como los descritos, se puede aprovechar para montar una “landing page” que pueda destacar una oferta o alguna información de interés.

Seiketsu: Señalizar anomalías

Uno de los apartados de mejora en muchos sitios web de empresas es la correcta gestión de las páginas de error, que son las que se muestran a los usuarios cuando algo falla y no se encuentra un contenido o no se lanza una aplicación dentro del sitio. Las páginas de error también cuentan, no sólo por imagen, sino también porque permiten reconducir el tráfico de la web cuando se produce un error.

En el otro lado de este problema se encuentran las empresas que aprovechan para montar auténticas virguerías con las páginas de error, sorprendiendo al usuario incluso cuando las cosas no salen como éste esperaba. Merece la pena dedicar tiempo también a estas páginas de error para mostrarle al usuario algo más que una “carretera muerta”, animándole a seguir navegando por la web o a intentar otra acción que sí pueda ofrecerle un resultado bueno.

Shitsuke: Seguir mejorando

En la web también hay que aplicar la filosofía de la mejora continua. Siempre hay que intentar mejorar la web de la empresa, por ejemplo, revisando los 4 apartados anteriores y cuestionándose de manera periódica qué elementos son necesarios, cuáles son innecesarios, si hay “suciedad” y si las anomalías que puedan surgir en la web están correctamente gestionadas.

Siempre se puede mejorar, porque siempre hay algo que puede funcionar mejor. La tecnología avanza, las costumbres de las personas evolucionan hacia maneras diferentes de hacer las cosas y hay que adaptarse siempre a los nuevos tiempos.

ANÁLISIS DEL CASO: CAMBIOS Y MÁS CAMBIOS EN AOL-NME WARNER

1. ¿Qué tipos de problemas organizacionales enfrentó Bob Pittman al administrar la nueva empresa resultado de la fusión?

El principal problema con el que se encuentra Bob Pittman es un “problema organizacional”, debido a la unión de las dos firmas (America Online y Time Wamer) ya que las dos empresas eran de mentalidades diferentes. Por ejemplo, Time Wamer era totalmente jerárquica, mientras que America Online tenía un sistema organizacional participativo y no autocrático.

Además, Pittman tenía que organizar a los gerentes de las dos marcas, le era más difícil trabajar con los gerentes de Time Wamer por tal razón el clima organizacional de era el más perfecto para realizar un trabajo efectivo.