LAS 5S-CASO AOL-TIME WARNER

LAS 5S

1.¿Que son las 5S?

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, másordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

2.Ejemplo de las 5s

Las 5 “S”, un caso de aplicación (Color Living)

Color Living es uno de los fabricantes de juegos de living más importantes del país. Con alrededor de 200 empleados y una presencia creciente en el mercado nos solicitó asistencia para mejorar la efectividad de las operaciones, capitalizar la sinergia grupal y mejorar la productividad y la calidad. Todo esto enmarcado en una necesidad de mejorar sistemáticamente los costos para prevenirse de importaciones que pudieran competir con sus productos.

Nuestra respuesta fue clara. Si quieren iniciar un proceso de mejora que impacte fuertemente en los resultados, logrando a su vez amplia participación y compromiso de la gente, lo que necesitan es desarrollar las 5 “S” como sistema de gestión.

Nos costó al inicio mostrar que las 5 “S” no son un programa de Orden y Limpieza. La mayoría de las practicas adolecen de cierta superficialidad, olvidando que el orden y la limpieza son instrumentales. Son el medio para desarrollar las habilidades necesarias, promover un espíritu participativo y crear un movimiento de mejora que no tiene fin.

Con esos conceptos claros Color Living se ha embarcado en este proceso de implementación de las 5 “S” que alcanzará todas las áreas de la organización, tanto productivas como administrativas ya que como hemos afirmado en otro artículo, las 5 “S” representan una lógica de gestión, una forma de organizar las actividades cotidianas y una manera de interactuar entre las personas y las áreas. Por lo tanto no es algo exclusivo de las áreas productivas y por el contrario pueden y deben ser desarrolladas en toda la organización. Así, estaremos encaminándonos hacia un verdadero cambio cultural que es al fin y al cabo uno de los objetivos de las 5 “S”.

Si resumimos los pasos principales que fuimos dando estos fueron:

1. En primer lugar brindar una capacitación inicial para clarificar conceptos básicos e identificar quiénes conformarían el Consejo de las 5 “S” responsable de liderar el proceso.

2. Se seleccionó el área piloto y se trabajó en los objetivos que se pretenden lograr con la implementación del sistema. Estos son objetivos guía que impulsarán la marcha de todo el proceso.

3. Se trabajo en la creación de etiquetas rojas y en el marketing interno necesario para sumar gente al nuevo proyecto.

4. Realizamos una experiencia inicial en el Área Piloto para probar los conocimientos teóricos en la práctica y evacuar las dudas que surgieran de un caso real concreto.

5. Finalmente hicimos el lanzamiento oficial en el Área Piloto, con gran participación y entusiasmo por parte de los operarios.
El proceso recién esta consolidándose pero ya podemos visualizar los primeros resultados que son muy auspiciosos:

• Amplia involucración de las personas
• Clara mejora del ambiente físico y psíquico de trabajo
• Creciente Organización del espacio (lay-out)
• Minimización del esfuerzo
• Disminución de movimientos que no agregan valor
• Transmisión horizontal de experiencias
• Aprendizaje grupal
• Participación en la toma de decisiones
• Creciente conciencia por la calidad y los costos.

Como afirma Lucas Liendo, responsable de Recursos Humanos:
“La ventaja mas importante de la implementación de 5 “S” en Color Living, independientemente de las características del programa, es la implementación de un método. La ausencia de este tipo de programas durante tantos años hace que hoy nos cueste tanto su implementación. De todas formas, poco a poco, va cambiando nuestra forma de pensar y los resultados empiezan a aparecer. El programa 5 “S” les ha dado a todos los integrantes de la organización, desde las gerencias hasta los niveles operativos, una segunda oportunidad de crecer y progresar sin tener que cambiarse de compañía.”

Tal vez uno de los resultados más significativos que proporcionan las 5 “S” es que cuando un grupo comienza con su implementación de forma seria y consistente el resto se contagia de manera inmediata. Hoy, nos encontramos en una etapa de consolidación de los aprendizajes y de planificación de los próximos pasos. Como suele suceder, el comité de implementación está siendo sobredemandado por parte de los operarios debido al entusiasmo de éstos para con el programa. Es por ello que lo que se necesita es repensar continuamente el plan de acción para poder conjugar la necesidad de avanzar a la velocidad correcta y en la dirección adecuada con los resultados operacionales requeridos.

Para asegurar los resultados buscados trabajaremos en los siguientes puntos críticos:

• Plan de Acción de cada una de las áreas.
• Capacitación y entrenamiento “on the job” de los operarios y supervisores
• Sistematización de las reuniones de área para analizar los avances
• Seguimiento de los indicadores claves de gestión
• Aplicación de herramientas de análisis de problemas y búsqueda de soluciones.
• Involucración de las áreas no productivas como soporte esencial para el avance del programa (mejora de las compras, apoyo de rrhh, involucración de la administración para el análisis de costos y amplio diálogo con comercial para incrementar continuamente la satisfacción de los clientes externos)

El desafío es aun enorme ya que los objetivos que se buscan alcanzar son ambiciosos. Lo importante es la clara conciencia de que este es el mejor camino.

Las 5 “S” son el fundamento de toda mejora organizacional y una de las claves del éxito global del Japón. Su aplicación simple y de sentido común redunda en beneficios concretos para todos los interesados en el éxito empresarial: accionistas, empleados, proveedores, clientes y comunidad.

3. Aplicacion de las 5s en un servicio de salud 

Primera Etapa

1. Se estableció el Comité de 5S: en conjunto con la Jefatura de Enfermería, Jefatura de Limpieza, Oficina de Patrimonio. Todo en conocimiento de la Gerencia de Línea.

2. Se realizaron charlas de inducción al personal médico y técnicos y enfermería, explicándoles sobre la metodología propuesta, los objetivos, metas y los beneficios que se obtendrían en el ámbito laboral. 

3. Se identificó mediante croquis las áreas de trabajo del servicio. 

4. Se asigno en cada área de trabajo a un responsable. Se identificó los materiales a ser desechados,se les asigno una identificación previa para el día de la Limpieza, coordinando con la oficina de patrimonio si era necesario para dar de baja el mencionado equipo o mueble o equipo del servicio en mención. 

5. Se conformó en cada área equipos de 5S. Se tomó fotografías del antes del día uno de la metodología que es el día 1, día del inicio de la implantación de la metodología. 

6. Se efectuó el gran día de la Limpieza, con la participación de toda el personal.

 Segunda Etapa 

7. Empezar a aplicar cada S por semana y aplicar hoja de chequeo. 

8. Realizar auditorías de 5S. 

9. Dar reconocimiento los grupos que mejor salgan en las evaluaciones. 

10.Establecer torneos de 3 meses de duración en el transcurso del año. 

Existen algunos factores que afectaron la segunda etapa de la implementación de las 5S en el Servicio y que no permitieron consolidar lo iniciado pero cuyo análisis sirven para alcanzar algunas conclusiones que permitan optimizar la implementación de la metodología en instituciones de salud más organizadas y con un mejor clima laboral. 

1. Compromiso del Nivel Jeràrquico superior del Centro donde se intenta implementar esta metodología. Si no existe compromiso de los niveles gerenciales con la propuesta y hacerla como suya dentro de la visión de desarrollo de la empresa, la implementación de esta metodología fracasa; pues cada unidad de trabajo clí- nico es parte de un todo y esta iniciativa debe partir de los niveles más altos de la institución para que genere el compromiso de todos los niveles de la organización. Si no existe ese compromiso no existe posibilidad de implementar la propuesta. 

2. Si no existe el compromiso de los niveles gerenciales y siendo el trabajo de cada unidad clínica dependiente de de otras unidades, una iniciativa debe ir acompañada con una comunicación fluída y participativa entre todos los integrantes del área clínica involucrada independiente de su grupo ocupacional. 

3. Debe existir un solo nivel Jerárquico efectivo entre todos los grupos ocupacionales pues es fundamental que todos ellos compartan esa visión de Conjunto con respecto a la organización. Si no se logra conjugar este aspecto, cada grupo laboral continuará en forma independiente con su propia “visión” sin lograr una visión de conjunto. 

4. Finalmente, el punto más importante de esta propuesta se basa en la modificación del comportamiento del personal que labora en un servicio de salud público. Esto es una tarea que se inicia mucho antes de que ingresen a laborar, sin embargo, para imponer cambios se necesitan no solo liderazgo y capacidad de comunicación con respecto a objetivos comunes; sino támbien la predisposición al cambio, a sentir esa propuesta de cambio como suya, que sientan los beneficios de dicho cambio para su ambiente y desarrollo laboral independientemente del grupo laborar al cual pertenecen. Si no existe esa motivación extrínseca, no podremos despertar la motivación intrínseca que finalmente es el motor de cualquier cambio.

CASO AOL-TIME WARNER

4.¿Qué tipos de problemas organizacionales enfrentó Bob Pitt-man al administrar la nueva empresa resultado de la fusión?

Los problemas de organizacion que tuvo que enfretar fueron que tenia que realizar una estructura organizacional de la nueva fusion, Hallar la mejor manera de combinar las personas y los recursos de ambas empresas  efectivamente para crear más productos y servicios, como la televisión por Intemet y video a la carta, para los clientes y por ende, aumentar las ganancias ,tambien debia encontrar 

una manera  de hacer que todos los gerentes de la empresa no sólo se enfocaran en sus propias tareas y funciones en particular, sino que también pensaran en maneras de utilizar mejor los extensos

recursos  de la empresa en toda la organización.