COSTEO ABC
INTRODUCCION
El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos
y el entorno tienden a cambiar rápidamente, es por ello que todas las cosas que
rodean estos sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitución de las
normas que rigen el nuevo orden social, el productivo y empresarial.
La asignación de costos a los diferentes objetivos de
costo, especialmente al objetivo final que son los productos terminados, es sin
lugar a dudas el problema más importante a resolver de cualquier sistema de
costos. Además, es un problema ineludible pues la organización necesita tener
información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el costo de sus
productos, para una correcta toma de decisiones.
El modelo de cálculo de los costos para las empresas es
de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del
negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y
eficacia en la utilización de los recursos, por eso un modelo de costos no
puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que
para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo
que en realidad simboliza.
ANTECEDENTES
Dicen Jhonson y Kaplan que los Sistemas de costos Basados
en Actividades (ABC) no han supuesto nada más, que la vuelta a los orígenes de
la Contabilidad de Costos. Esta aseveración se fundamenta en que la
Contabilidad de Costos nació científicamente, pareja a la revolución Industrial
y como consecuencia de que la producción empezó a desarrollarse dentro de un
mismo recinto y bajo la supervisión directa del empresario.
La necesidad del empresario de conocer el desempeño en
las distintas tareas que realizaba para fabricar los productos, hizo que, en
sus comienzos, la Contabilidad de Costos estuviese dirigida principalmente a
conocer las actividades que se desarrollaban en la organización.
La complejidad cada vez mayor de los procesos productivos
y la falta de medios técnicos e informáticos fueron los factores que provocaron
que la Contabilidad de Costos se preocupase cada vez menos de las actividades
como núcleo del cálculo de costos y más de las diferentes partes de la
organización al frente de los cuales fueron apareciendo responsables de la
gestión. Justificándose así el auge tradicional de los costos por
Departamentos.
¿QUÉ ES ABC?
El ABC (siglas en inglés de “Activity Based Costing” o
“Costeo Basado en Actividades”) se desarrolló como herramienta práctica para
resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales.
Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron
principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para
satisfacer las normas de “objetividad, verificabilidad y materialidad”), para
incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos
sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les
utiliza con fines de gestión interna.
Dos defectos especialmente importantes son:
- La
incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel
razonable de exactitud.
- La
incapacidad de proporcionar retro-información útil para la administración
de la empresa a los efectos del control de las operaciones.
Por consiguiente, los gerentes de empresas que venden una
variedad de productos toman decisiones importantes sobre determinación de
precios, composición de productos y tecnología de procesos basándose en una
información de costos inexacta e inadecuada.
Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del
“costeo” en el producto.
Los costos se remiten al producto porque se presupone que
cada elemento del producto consume los recursos en proporción al volumen
producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el
número de horas de mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida en
materiales, se utilizan como “direccionadores” para asignar costos indirectos.
Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen
en cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o complejidad. Tampoco
hay una relación directa entre volumen de producción y consumo de costos.
En contraste con esto, el modelo de costeo ABC es un
modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una
secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de
la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma
adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su
consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la
generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos,
minimizando todos los factores que no añadan valor.
Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el
total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y
simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en
la producción y el valor que agregan a cada proceso.
Los procesos se definen como “Toda la organización
racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y
procedimientos para conseguir el resultado final”. En los estudios que se hacen
sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, a
continuación se relacionan las más comunes:
ACTIVIDADES
- Homologar
productos
- Negociar
precios
- Clasificar
proveedores
- Recepcionar
materiales
- Planificar
la producción
- Expedir
pedidos
- Facturar
- Cobrar
- Diseñar
nuevos productos, etc.
Procesos
- Compras
- Ventas
- Finanzas
- Personal
- Planeación
- Investigación
y desarrollo, etc.
Las actividades y los procesos para ser operativos desde
del punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogéneos para medirlos en
funciones operativas de los productos.
IDENTIFICACION DE ACTIVIDADES
En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se
debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos
productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien
operaciones, la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y
eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después que se hayan
especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos
adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de
costos y la relación de transformación de los factores para medir con ello la
productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los
inputs sobre el costo de los outputs.
Un estudio de la secuencia de actividades y procesos,
unido a sus costos asociados, podrá ofrecer a las directivas de la organización
una visión de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la
información relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en
el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las
actividades, es fácil aplicar los inductores de eficiencia que son aquellos
factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algún atributo
de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuirá a completar la
armonía de la combinación productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia
la mejora de la calidad o características de los procesos y productos, a
conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino crítico de las actividades
centrales y a reducir costos.
Por último es necesario establecer un sistema de
indicadores de control que muestren continuamente cómo va el funcionamiento de
las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este
control consiste en la comparación del estado real de la acción frente al
objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la
cadena de valor propuesta.
La teoría económica convencional y los sistemas de
contabilidad de gestión tratan los costos como una variable solamente si
cambian con las fluctuaciones de producción a corto plazo. La teoría de ABC
sostiene que muchas importantes categorías de costos no varían con los cambios
de producción a corto plazo, sino con cambios (durante varios años) en el
diseño, composición y variedad de los productos y clientes de la empresa. Estos
costos de complejidad deben identificarse y asignarse a los productos.
El ABC es un valioso sistema que dirige los costos de una
organización a los productos y servicios. Estas organizaciones utilizan el ABC
como un método para mejorar las operaciones por la administración de los
inductores de las actividades que generan el costo, para apoyar mejores
decisiones sobre líneas de productos, segmentos de mercado y relaciones con los
clientes, simular el impacto del mejoramiento de los procesos (Administración
de Calidad Total) utilizando la intermisión financiera y no financiera del ABC
como un sistema de medición.
ALCANCE
Suministra una apreciación global del proceso de diseño e
implantación de un sistema ABC. Si la organización es grande o pequeña, de
manufactura o de servicios, el bosquejo principal puede utilizarse para
desarrollar un efectivo sistema de costos. Esto asume estar familiarizado con
los conceptos básicos del ABC.
Una comprensión de las responsabilidades y papeles de los
administradores contables en el proyecto ABC, ayuda a convencer la organización
de la necesidad de revisar el sistema, para que suministre una mayor
comprensión de los costos del producto o servicio, de los procesos del negocio
y las actividades como un medio más comprensible para la toma de decisiones
comerciales.
FUNDAMENTOS DEL MÉTODO ABC
El método ABC (Activity Based Costing) analiza las
actividades de los departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organización
para calcular el costo de los productos terminados. Y analiza las actividades
porque reconoce dos verdades simples pero evidentes:
- No
son los productos sino las actividades las que causan los costos.
- Son
los productos los que consumen las actividades
El método ABC consiste en asignar los gastos indirectos
de fabricación a los productos siguiendo los pasos descritos a continuación:
- Identificando
y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que proveen
los departamentos indirectos
- Asignando
a cada actividad los costos que les corresponden creando asI agrupaciones
de costo homogéneas en el sentido de que el comportamiento de todos los
costos de cada agrupación es explicado por la misma actividad.
- Ya
que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos
agrupados, entonces se deben encontrar las “medidas de actividad” que
mejor expliquen el origen y variación de los gastos indirectos de
fabricación.
MEDIDAS DE ACTIVIDAD
Son medidas competitivas que
sirven como conexión entre las actividades y sus gastos indirectos de
fabricación respectivos y que pueden relacionar también con el producto
terminado. Cada “medida de actividad” debe estar definida en unidades de
actividad perfectamente identificables.
Las medidas de actividad son
conocidas como “COST DRIVERS”, término cuya traducción en castellano aproximada
sería la de “origen del costo” porque son precisamente los “cost drivers” los
que causan que los gastos indirectos de fabricación varíen; es decir, mientras
más unidades de actividad del “cost driver” específico identificado para una
actividad dada se consuman, entonces mayores serán los costos indirectos
asociados con esa actividad.
Como ejemplo de cost drivers se
pueden mencionar”
NUMERO DE PROVEEDORES
- Número
de órdenes de producción hechas
- Número
de entregas de material efectuadas.
De esta manera, se les asigna un costo mayor a aquellos
productos que hayan demandado más recursos organizacionales, y dejarán de
existir distorciones en el costo de los productos causados por los efectos de
promediación de un sistema tradicional de asignación de costos que falla en
estudiar las verdaderas causas del comportamiento de los gastos indirectos de
fabricación y que, por ello, los prorratea utilizando bases de asignación
arbitrarias como las horas de mano de obra directa.
El sistema tradicional no identificó, ni estudió, ni
analizó las causas de fondo del origen y variaciones de los gastos indirectos
de fabricación.
El método ABC sostiene que cada renglón de los gastos
indirectos de fabricación está ligado a un tipo de actividad específica y es explicado
por lo tanto por una “Medida de Actividad” diferente. Dicho de otro modo, lo
que explica el comportamiento de los costos de los departamentos indirectos
(considerados la mayoría de ellos como fijos según el pensamiento contable
tradicional), son las distintas transacciones o actividades que consumen de
ellos los productos terminados en su elaboración.
OBJETIVO DEL METODO ABC
Es hacer consciente a la Alta Gerencia y en general a
toda la organización del papel tan importante que juegan los departamentos
indirectos dentro del proceso productivo y de cómo los gastos indirectos de
fabricación incurridos en dichos departamentos contribuyen al éxito de toda
empresa.
VENTAJAS DEL ABC
- Una
de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por
actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de
tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan
horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la
ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el
sistema.
- Ayuda
a entender el comportamiento de los costos de la organización y por otra
parte es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo
financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminución
en los niveles de actividad.
- La
perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas que
generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un
conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus raíces.
- Nos
permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede en la
empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de otros
departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visión
de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos
justificar el precio que facturamos.
- Este
nuevo sistema de gestión nos permitirá conocer medidas de tipo no
financiero muy útiles para la toma de decisiones.
- Una
vez implementado este sistema el ABC nos proporcionará una cantidad de
información que reducirá los costos de estudios especiales que algunos
departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos
tradicional. Así pues el efecto es doble, por una parte incrementa el
nivel de información y por otra parte reduce los costos del propio
departamento de costos
- Lo
difícil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es
porque se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera
que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que está basado en las
actividades
DESVENTAJAS DEL ABC
- Hay una aceptación clara por parte de todos los
expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las
fases de diseño e implementación.
- Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden
hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del
perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la
actividad.
- Un tercer aspecto es que si se nos puede hacer
dificultosa la definición de las actividades, en dónde realmente vamos a
tener un mayor número de problemas es en la definición de los “inductores”
o factores que desencadenan la actividad. Para determinar los inductores
deberemos utilizar el método de causa – efecto con el objeto de analizar
las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el
cúmulo de actividades.
- Por último es cierto que cualquier cambio en un
sistema siempre va acompañado en las primeras fases de un proceso de
adaptación y para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo
en el uso y no suponga un proceso traumático, se debe educar a los
usuarios que mantienen la información y a las personas que usan la misma
para la toma de decisiones.
¿Cuándo se debe implantar un sistema de
gestión de costes por actividades?
- Cuando
el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la compañía
tenga un peso significativo, si bien es cierto que no tendría sentido su
implantación si la compañía fabricase un sólo producto para un cliente
único.
- Un
segundo caso de aplicación del ABC es en compañías donde estén sometidas a
fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer exactamente la
composición del costo de los productos ya que los sistemas tradicionales
de gestión suelen incorporar los costos indirectos de fabricación en
función de volúmenes de unidades producidas o vendidas y por lo tanto
algunos de los productos pueden estar subvencionando el costo de otros y
en definitiva se pueden estar definiendo precios incorrectamente.
- Un
tercer caso en donde se pudiese aconsejar la implantación del ABC es en
compañías que posean una alta gama de productos con procesos de
fabricación diferentes y en donde es muy difícil conocer la parte
proporcional de gastos indirectos afectada a cada producto.
Por último incluso se podría llegar a plantear la
recomendación de implantación del ABC en compañías con altos niveles de gastos
estructurales y sometidas a grandes cambios estratégicos -organizativos.
COMPARACION DEL COSTEO TRADICIONAL CON
EL COSTEO ABC
CONCLUSION
El costeo ABC calcula los costos unitarios de manera más
exacta que el costeo tradicional, sin embargo el costo total para ambos
sistemas de costeo es el mismo.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario