Una Organización altamente efectiva trabaja de forma mucho más inteligente.
Como vimos en la brillante infografía que puedes encontrar aquí hay muchísimas maneras de perder tiempo en el trabajo.
Sin embargo, una de las grandes amenazas de la Productividad del Profesional en la Empresa son las Interrupciones en su Plan de Trabajo. Uno de los motivos es que como indica Jose Miguel Bolívar en uno de sus post decir ‘Sí’ significa también decir ‘No’
Creo que puede ser de utilidad esbozar algunas técnicas para poder decir ‘NO’ con Eficacia sin por ello buscarte un problema o parecer poco proactivo. Una cosa no tiene que ver con la otra.
Y llamaremos de forma cariñosa a las personas que nos interrumpen como ‘interruptores’.. recordemos que muchas veces de forma inconsciente podemos ser nosotros mismos los que interrumpimos
Antes de ver estas técnicas, dejadme dejar bien claro que desde mi punto de vista, las organizaciones y los profesionales tienen que ser:
- High Performance, orientados a desplegar todo su potencial
- Y para ello tienen que ser Productivos, Eficaces, de elevado Talento, y Proactivos.
Pero es que esta filosofía no choca con el poder decir ‘NO’. Es más, se refuerzan mutuamente para crear una organización altamente eficiente.
En resumen, no confundamos el decir ‘NO’ con Eficacia con la falta de Proactividad, Compromiso, Talento y High Performance.
Veamos 18 Técnicas para Aprender a Decir NO con Eficacia y de forma justa, ética, de buenas maneras, y con una orientación al High Performance:
1. El Super-Concentrado
- Interruptor: ¿Tienes 5 minutos?
- Nosotros: ¿Te importa si hablamos luego?, ahora estoy super-concentrado en esto y voy a perder el hilo de lo que estoy haciendo y luego me costará el doble completarlo. Gracias.
2. El Meeting urgente
- Interruptor: ¿Podemos hablar sobre un tema ahora?
- Nosotros: Empiezo una reunión en 5 min y necesito prepararla. ¿Te va bien hablar esta tarde a las 4 pm? Quedamos así / (si tenéis NT) te envío un ‘meeting request’.
3. La Super-Prioridad
- Interruptor: Necesito que hagas esto ahora, por favor
- Nosotros: Tengo que acabar este tema para mi jefe / el jefe de mi jefe en la próxima hora y necesito todo el tiempo para ello. Cuando acabe vengo a verte y me lo explicas.
4. La Suma de Temas
- Interruptor: Tengo que hablar un par de temas contigo. ¿Hablamos ahora?
- Nosotros: Yo también tengo unos temillas a comentar. Como tenemos varios, mejor ponemos en la agenda 1 hora en los próximos días y así los cubrimos todos.
5. Educando al Interruptor (I):
- Interruptor: Creo que tengo varios temas a hablar contigo. ¿Hablamos?
- Nosotros: Yo también. Mira, si acaso apúntate todos los temas y exactamente qué necesitas para cuándo, yo hago lo mismo, y así nos los pulimos todos de golpe.
6. La Agenda. Para esto está.
- Interruptor: Tenemos que hablar urgentemente de este proyecto.
- Nosotros: Es verdad. Coincido. Mi agenda está actualizada y allá ves los espacios libres que tengo. Ponme una reunión de 45 min si te parece en el primer hueco libre.
7. El Café
- Interruptor: Me gustaría comentarte un tema.
- Nosotros: No hay problema. Tenía planificado hacer un café en 10 min. Te aviso en cuanto vaya y lo hacemos juntos y así aprovechamos
8. El Teléfono
- Interruptor: (Llamada telefónica) Hola, ¿puedes hablar? tengo un tema a tratar contigo ahora.
- Nosotros: Justo estoy acabando una reunión. Te puedo llamar en unos 10 min, ¿en cuánto la acabe? gracias.
9. El E-mail
- Interruptor: Te acabo de enviar un e-mail. ¿Lo podemos comentar ahora?
- Nosotros: Déjame que lo lea tranquilamente, lo piense, y te propongo unos pasos siguientes en función de cómo lo vea, por e-mail, teléfono o montamos una reunión.
10. El Chat
- Interruptor: (por chat) hola, necesitaría esto urgentemente. ¿Me lo puedes enviar?
- Nosotros: (En Meeting) / …. /(Do not disturb / …… / (Busy) – ahora no puedo , te lo mando a última hora de la tarde, ok ? / (Available) - Ahora te lo mando.
11. El ‘Tiempo de Calidad’
- Interruptor: Este tema es muy importante y necesitamos hablarlo con urgencia.
- Nosotros: Tienes toda la razón. Debemos invertir tiempo de calidad. Ahora solo tendría unos minutos. Miro tu agenda y te propongo un meeting en el primer hueco que vea en nuestras dos agendas.
12. El ‘Cualificador’
- Interruptor: Necesito que hagas esto urgentemente.
- Nosotros: Te pongo un meeting y me lo explicas perfectamente. Me dices cómo lo necesitas, para qué hora y de qué forma de manera que pueda adecuarme exactamente a tus necesidades. Si lo entiendo bien lo haré mejor.-
13. El ‘Contra-trabajo’
- Interruptor: Necesito que hagas esto urgentemente. No creo que te lleve más de 2 horas.
- Nosotros: Vale. No hay problema. Pero por favor envíame un e-mail especificándome exactamente cómo lo quieres y todo lo que quieres, y si no te importa me puedes montar ya la tabla/template que quieres que te rellene.
14. El ‘Challenger’
- Interruptor: Necesito que hagas esto antes de mañana a las 2 pm. No creo que te lleve más de 2 horas. Es mejor si me lo envías hoy.
- Nosotros: Debo entender un poco mejor lo que necesitas y entonces te digo cuánto me llevará. ¿Cuándo es la reunión para lo que lo necesitas? ¿Para qué lo necesitas? Realmente necesitas toda la información.
15. El ‘Renegociador’
- Interruptor: Necesito que hagas esto antes de mañana a las 2 pm. No creo que te lleve más de 2 horas. Es mejor si me lo envías hoy.
- Nosotros: Necesito más tiempo porque tengo que hacer estas otras cosas. ¿Seguro que lo necesitas para mañana? Si la reunión es en 3 días quizá si te lo paso en 2 días estará bien no?
16. Educando al Interruptor (II)
- Interruptor: Necesito que me ayudes a preparar esto hoy. Sólo te llevará 2 horas.
- Nosotros: Ostras, lo siento, pero estas son las tareas que tengo que hacer para hoy. Tarea 1, Tarea 2, Tarea 3, que me ocuparán todo el día. Me sabe muy mal pero como no me has avisado con unos días de antelación no he reservado el tiempo y ahora tengo otras tareas de igual prioridad a realizar. Lo ideal de ahora en adelante es que me avises con unos días de antelación y así me reservo el tiempo.
17. Prioridad de ‘manager’ o ‘jefe’
- Interruptor: Necesito que me ayudes a preparar esto hoy. Sólo te llevará 2 horas.
- Nosotros: Ostras, lo siento, pero tengo ya todo el tiempo ocupado en esta Actividad 1, 2, y 3, que me ha dado mi jefe/manager. Si crees que lo tuyo es más prioritario, por favor háblalo/renegocia con él y si él está de acuerdo entonces pospongo una de las actividades y ponga la tuya en su lugar.
18. El ‘Tal Vez / Algún Día’
- Interruptor: Deberías mirarte este artículo y luego tener una reunión conmigo para hablar conmigo.
- Nosotros: Parece interesante. Gracias por la información. Lo guardo en la carpeta de Tal Vez / Algún día y cuando ese día llegue (o no) lo leo y lo hablamos.
19. El principio ‘GTD’ (‘Getting Things Done’)
- Interruptor: Te he pasado esto por e-mail. No tardarás más de unos minutos en hacerlo.
- Nosotros: Sí, me he mirado el e-mail, y aplicando los principios GTD…. Y a) tenías razón, era un momento. Ya lo he hecho. Ó b) lo he dejado para hacer, calculo que me durará más tiempo, he bloqueado 30 min en mi agenda para hacerlo mañana.
Espero que os sea de utilidad. Y recordad, ‘Aprender a decir NO con Eficacia‘ no es una lista para dejar de hacer cosas ni asumir nuestras responsabilidades, es una lista para hacer más cosas y que las que hagamos sean las que realmente queremos y debemos hacer. Y que con ello ayudemos a nuestra Empresa, Negocio o Organización a ser más exitoso.
Saludos, Jordi Mañé
www.teragrowth.com Todo para el Crecimiento de la Empresa y de sus Profesionales Twitter: @teragrowth Servicios Teragrowth para el Crecimiento de la Empresa
P.S.
si os gustó el post podéis también consultar el siguiente post 15 maneras de Aprender a decir SÍ con Eficacia. y el nuevo post 10 Maneras de Pedir Ayuda de forma Eficiente. Estos posts completan la serie.
y si os interesa todo el tema de Productividad profesional y personal, os recomiendo consultar algunos de los blogs que encontráis en el ranking que publica Jeroen Sanders enwww.canasto.es y que podéis encontrar aquí.
