ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

La organización, responde al principio de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Desde luego que para que una organización formal no tuviese conflictos tendría que estar constituida por robots y no por seres humanos. Por ello, podemos concluir en que la organización formal no existe salvo en los papeles; es algo así como un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas.

La organización formal representa un intento deliberado de establecer patrones de relación entre sus integrantes a quienes se responsabiliza por alcanzar los objetivos y cumplir los fines de manera efectiva.

Conceptos Básicos

- Fin o Propósito:

Es la razón de ser por la cual existe una empresa.

- Objetivos:

Son los blancos hacia los cuales direccionar la acción de la organización y que deben alcanzarse para cumplir con su finalidad.

- Funciones:

Las funciones representan la agregación o un conjunto de actividades homogéneas y coordinadas.

- Actividades:

Las actividades determinadas para el cumplimiento de las funciones, representan la agregación o un conjunto de tareas homogéneas.

De acuerdo con su naturaleza:

* Fundamentales: Constituyen la esencia del proceso administrativo (por ejemplo: planificar, organizar, controlar).

* Específicas: Varían de acuerdo al fin o propósito de la organización (por ejemplo: producción, comercialización, finanzas).

De acuerdo con su objeto:

* Sustantivas: Las funciones básicas de la organización, vinculadas directamente con su razón de ser (por ejemplo, producción y comercialización).

* De apoyo: Las que apoyan el cumplimiento de las funciones sustantivas. Pueden ser de asesoría (O y M), o de servicio (Mantenimiento).

De acuerdo con el nivel de los órganos que las ejecutan:

* Primarias: Cuando los responsables de su cumplimiento son órganos primarios o de primera línea.

* Secundarias: las que surgen por desagregación de las funciones de los órganos primarios.

- Tareas:

Las actividades se cumplen a través de la ejecución de tareas, que representan la desagregación mínima de la organización estructural. El agrupamiento de tareas similares junto con las aptitudes que debe poseer quien las realiza y las responsabilidades que asume cuando le son asignadas, constituyen los cargos.

La personificación de los cargos determinan los puestos de trabajo.

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