Tener el espacio de trabajo ordenado es fundamental para ser productivos
FOTO: PIXABAY
El furor por Marie Kondo es tal que hasta la vimos pasear por la alfombra roja de los Oscars como una celebrity más de Hollywood. La japonesa llevaba un polémico vestido rosa con apliques de brillos y flores violetas -nada minimalista- que más de una cuestionó como una prenda difícilmente hacedora de felicidad tal como pregona la autora de La magia del orden. Pero no es esta la ocasión para hablar de moda, aunque sí le podrían haber dado el premio a la más famosa ordenadora, cuyo método es aplicable a cualquier lugar que habitemos, entre ellos, nuestro escritorio de trabajo.
Algunos dirán que pueden trabajar bien en medio del caos, pero lo más probable es que cualquiera de nosotros termine aprovechando mejor el tiempo si cuenta con un lugar de trabajo ordenado. De hecho, Marie Kondo dice que su libro no es solo una simple serie de reglas sobre cómo clasificar, organizar y desechar cosas, sino que es una guía para adquirir la mentalidad correcta y así crear orden y volverse una persona organizada. La propuesta, entonces, es que lejos de un espacio atiborrado de papeles, objetos de librería, revistas, libros, cables de dudosa utilidad y lapiceras que no funcionan, apliquemos el método KonMari al lugar donde trabajamos. Aquí siete máximas para tener la oficina ordenada.
Las reglas
1. Como siempre, se trata de hacerlo todo de una sola vez para evitar el efecto rebote. Vamos a ignorar la ansiedad que puede provocar ese montón de objetos extraídos de cajones, armarios y rincones acumuladores para comenzar a desechar no sólo lo que no nos da felicidad, sino lo que no es útil.
2. Lo bueno de la oficina es que es poco probable que allí guardemos objetos de valor sentimental, salvo alguna foto, regalo o planta. Con esto ya tenemos una ventaja: según Kondo son los más difíciles de desechar. Así que, con esto, primer asunto zanjado.
3. Una vez seleccionados y apartados los objetos sentimentales, hay que aplicar el criterio adecuado para elegir entre lo que guardamos y lo que tiramos. De acuerdo con el método de la japonesa, el juicio de las personas se divide en dos clases: el intuitivo y el racional. Cuando es racional la decisión puede ser más complicada debido a que no sabemos si quizás en el futuro esos objetos nos serán útiles. ¿La solución? Evaluar si esos elementos siguen siendo funcionales a nuestro trabajo y si tienen posibilidades a futuro.
4. Respecto de los libros -que la autora recomienda no contar con más de treinta-, vamos a proceder a clasificarlos en cuatro categorías: los que leemos por gusto -que debemos llevarnos de la oficina a casa-, los prácticos y visuales relacionados con el trabajo y las revistas. Hay que deshacerse de todos los que llevan siglos esperando a que los leamos.
5. Los papeles sueltos susceptibles de conservar se deben agrupar de acuerdo con estas tres categorías: los que están en uso en el presente, los que se necesitan por un tiempo específico y los que implican una resolución de trabajo. Cada grupo se debe guardar en carpetas etiquetadas y disponerlas en el mismo espacio.
6. Para ordenar las cosas, Marie Kondo aplica dos criterios claros y sencillos. Uno es guardar todos los objetos de la misma clase en un mismo lugar y el otro es no dispersar los espacios de guardado. Respecto de los cables, se trata de discernir a qué objeto tecnológico pertenecen, comprobar cuáles funcionan y cuáles no y enrollar los que vamos a guardar en un espacio bien designado.
7. Por último, a la hora de almacenar, tal como aconseja para la ropa o para las cosas de cocina, lo vertical es mejor que lo horizontal para poder tener a la vista todo lo que guardamos.
Ahora, se trata de ordenar el caos digital que solemos tener en nuestro e-mail y en nuestros archivos. La premisa es la misma: desechar todo lo que no necesitemos ni nos haga felices y conservar en lugares clasificados aquellos correos y documentos que nos sean útiles y amigables.
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