Desarrollo Organizacional

Modelamiento del proceso de servicio postal de exportaciones en SERPOST

Los servicios postales son actividades requeridas e importantes en el día a día de las personas y en las operaciones para las empresas. Servicios Postales del Perú S.A. – SERPOST S.A. es una organización cuya actividad principal es la prestación de los servicios postales en todas sus modalidades con ámbito de acción a nivel nacional e internacional.Para SERPOST, el control de sus procesos es la clave lograr las metas de la organización, por ello identificar y modelar sus procesos  a traves de manuales de procedimientos y flujogramas es la base de la mejora de los mismos. En esta publicación veremos como se modela el proceso de Exportacion Facil que brinda SERPOST a traves del flujograma de procesos en el software Bizagi.

Descripción del proceso de Exportación Facil- SERPOST*

1. La Administración Postal deberá elaborar despachos exclusivos de envíos Exporta

Fácil, estos serán remitidos a la Zona de Tratamiento de Exporta Fácil en el Centro

de Clasificación Postal de Lima

2. La Zona de Exporta Fácil es responsable del procesamiento de los despachos

Exporta Fácil, verificación, transmisión y presentación ante Aduana hasta la entrega

de los envíos autorizados de exportación a los Departamentos correspondiente s,

según el servicio.

3. La Zona de Tratamiento Exporta Fácil efectuará la transmisión de datos hacia la

Aduana en un plazo no mayor a dos (02) horas computadas a partir del término de la

recepción de los envíos exporta fácil en el terminal de almacenamiento.

4. La prioridad de procesamiento que deberá aplicar el personal que labora en la Zona

de Tratamiento de Exporta Fácil será:

• Prioridad Alta: Envíos EMS
• Prioridad Media: Envíos de Corresponden cia (LC/AO) y Envíos de Encomienda de
• categoría Avión.
• Prioridad Baja: Envíos de Correspondencia (LC/AO) y Envíos de Encomienda de
• categoría S.A.L.

5. La transmisión de los envíos Exporta Fácil hacia la Base de Datos del SIGAD podrá

hacerse por el íntegro de los envíos registrados o discriminando por servicios

específicos. Por ejemplo se podrá transmitir sólo los envíos EMS a fin de darle

prioridad ante la Aduana Postal del Callao.

6. Luego de transcurridos diez (10) días hábiles contados a partir d el día siguiente de la numeración de la DEF, si Serpost no transmite la conformidad del ingreso del envío al Centro de Clasificación Postal de Lima, el SIGAD anulará en forma automática la DEF, por lo cual, si en la Zona de tratamiento Exporta Fácil se det ectan envíos con DEF en el día diez (10) de este plazo, deberán tener prioridad sobre el resto de envíos EMS. La fecha de emisión de la DEF figura en la cabecera de la misma. 

7. El personal de la Intendencia de la Aduana Postal del Callao de conformidad con el procedimiento de exportación con fines comerciales a través del servicio postal es el encargado de realizar el reconocimiento físico o revisión documentaria, en presencia del personal autorizado de Serpost, esta labor se efectuará en la zona de reconocimiento físico del terminal de almacenamiento. 

8. La ausencia de algún tipo de documentación, requerida por Aduanas para la autorización de la exportación, será responsabilidad del exportador, pero responsabiliza a Serpost, en su calidad de transportista, de co municar el hecho al remitente del envío a través de la administración postal de origen, a fin de que éste tenga la posibilidad de subsanar la deficiencia. En tanto se realizan las coordinaciones con el exportador para subsanar la s deficiencias presentadas, los envíos permanecerán en el Centro de Clasificación Postal de Lima, salvo indicación contraria del exportador a través de una solicitud de devolución . 

9. La Zona de Tratamiento Exporta Fácil será la responsable de la custodia de los envíos Exporta Fácil q ue permanezcan en el CCPL a la espera de algún requisito adicional solicitado durante el reconocimiento físico o documentario, asimismo, esta Zona será quien efectúe las coordinaciones de subsanación de incidencias con el exportador o Administración Postal . 

10. Si no fueran subsanadas las incidencias con el exportador o administración postal , la Zona de Tratamiento Exporta Fácil devolverá el envío a la administración postal de origen para su devolución al exportador al finalizar el plazo de 10 días hábiles , con la notificación de la Aduana de las incidencias presentadas. 

11. El envío Exporta Fácil obtiene la condición de embarque autorizado si no existe incidencias en el reconocimiento físico y este conforme la información de la DEF en la revisión documentaria. La intendencia de Aduana Postal del Callao procede a diligenciar la DEF y registrar en el SIGAD la autorización. 

12. En caso que se encontrar a contenido ilícito dentro de los envíos, éstos quedarán a disposición de la autoridad competente y se procederá de ac uerdo a las coordinaciones especificas que se efectúen para cada caso dentro de los quince días hábiles. 13. Si el exportador desiste del tratamiento de Exporta Fácil y solicitar a la devolución de su envío, se comunicará al personal de Seguridad Postal para el control de salida, de verificarse anomalías se informará a la Aduana a fin de que se efectúe la re visión física. Si el envío ya tiene la autorización de exportación, adicionalmente Serpost tramitará ante la Aduana la respectiva autorización de salida. 

14. Serpost S.A. a través de la Zona de Tratamiento Exporta Fácil deberá mantener en su archivo por un plazo de cinco (5) años la documentación que acredita el embarque autorizado expedido por la Intendencia de Aduana Postal. 

15. La clasificación de los envíos se ha rá de acuerdo al encaminamiento por destino y a la categoría de correo del envío. 

16. La zona de Tratamiento Exporta Fácil solicitará al Área de Canje Aéreo la relación de los despachos que no fueron embarcados, esta a su vez deberá informar si no se produjo el embarque en un plazo máximo de 12 días hábiles, a partir del día siguiente de la fecha de autorización del embarque.

17. La Zona de Tratamiento de Exporta Fácil deberá remitir a la Sub Gerencia de Paquetería y Operaciones Aduaneras, mediante un proyecto de c arta dirigido a la Aduana Postal, la relación de envíos postales que no hubieran sido embarcados para la suscripción del representante legal. 

18. La Sub Gerencia de Paquetería y Operaciones Aduaneras remitirá el documento a la Intendencia de Aduana Postal de l Callao dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de autorización del embarque. En el caso de no existir dicha comunicación, la administración aduanera considerará que Serpost ha confirmado su embarque y dará p or regularizada la exportación. 

19. El documento que acredita ante la Aduana Postal del Callao, que se efectuó el embarque de los envíos es la Factura de Entrega (CN 38 – CN 41) sellada por el transportista. 

20. Si la administración aduanera solicita la presentaci ón de documentos que sustenten el embarque de los envíos, Serpost tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción del requerimiento para remitir dicha documentación. 

21. Las áreas de Exportación son responsables de informar a la Intendencia de Aduana Postal del Callao los envíos que han sido devueltos al país, por no haber se realizado la entrega al destinatario; dentro del plazo de tres (03) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de i ngreso del envío al terminal de Almacenamiento Postal. La información del hecho será adjuntando el formato UPU que indique el retorno del envío ( CN33, CN31, CP86, CP87) según corresponda. 

22. La Zona de Tratamiento de Exporta Fácil es responsable de elaborar y controlar la estadística de envíos Exporta Fácil, el cual deberá contemplar como mínimo las variables guía postal, tipo de servicio, peso, fecha de admisión, valor declarado , contenido, tarifa y cliente. Para la elaboración de la estadística de envíos devueltos, las áreas de exportación remitirán vía correo electrónico , la información minima requerida para el registro estadístico. 

23. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente documento están sujetas a la aplicación de las sanciones se ñaladas en la Ley de General de Aduanas. 

(*) Adaptado del documento NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO OPERATIVO DE

EXPORTACIÓN PARA LOS ENVÍOS EXPORTA FÁCIL (CCPL): LINK

2. Flujograma del proceso en Bizagi

A continuación se muestra el flujograma obtenido a partir del descriptivo del proceso citado lineas arriba.