METODOLOGIA 5'S - CASO: AOL TIME WARNER
Las 5'S
Es una metodología / filosofía para organizar el trabajo de una manera que minimice el desperdicio, asegurando que las zonas de trabajo estén sistemáticamente limpias y organizadas, mejorando la productividad, la seguridad y proveyendo las bases para la implementación de procesos esbeltos. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.
Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
Aunque las 5S son de origen Japonés, los fonemas inician cada una de las palabras suenen como un S, de hay el nombre de las 5S.
A continuación se resumen los objetivos de las 5S para luego explicar en la siguiente tabla:
Ejemplo de las 5'S
Aplicación de las 5'S en la Actividad Bancaria
Para reducir los costos, mejorar la calidad y lograr una entrega de servicios en tiempo y forma el Kaizen hace uso de tres herramientas: la estandarización, la aplicación de las 5'S y la detección, prevención y eliminación sistemática de desperdicios.
Estandarización. Consistente en la búsqueda de la mejor forma de realizar una tarea o proceso y su correspondiente documentación a los efectos de darle continuidad y permitir la mejora continua. Mediante el proceso denominado EREA (estandarizar-realizar-evaluar-actuar) se estandarizan los procesos y actividades, tratando de evitar los desvíos y desajustes en el desarrollo de las mismas. Lograda dicha estandarización prosigue el proceso denominado PREA (planificar-realizar-evaluar-actuar) por el cual los Círculos de Calidad y otros grupos técnicos, haciendo uso de distintas herramientas de gestión logran identificar todas aquellas actividades objetos de eliminación, mejora, combinación o alteración en su orden de desarrollo, a los efectos de mejorar los diferentes índices o ratios.
En el proceso de Estandarización cobra fundamental importancia la aplicación del Control Estadístico de Procesos, siendo ésta una herramienta lamentablemente muy poco utilizada por las Entidades Financieras. Aplicar las 5 S, implica realizar una labor destinada a mejorar tanto la disciplina de trabajo, como la autoestima del personal. La primera labor consiste en separar aquellos elementos y herramientas de trabajo necesarios, de aquellos que actualmente ya no lo son. El segundo paso es darle a cada elemento en uso un lugar y orden. En tercer lugar se procede a la limpieza de las oficinas, máquinas y muebles. El cuarto es la disciplina personal lo cual implica tanto el uniforme de trabajo, como los resguardos de la salud del personal. Y por último la sistematización que lleva continuamente a repetir los pasos anteriores de manera sistemática y permanente.
Desarrollar este tipo de actividad permite mejorar la salud del personal, disminuir los niveles de accidentes laborales, importantes ahorros de espacios físicos, reciclaje de elementos y materiales, reducción en el consumo de papelería, mejorar la disposición de las diversas documentaciones, con lo cual se facilita su búsqueda y evita la pérdida de tiempo.
Y por último se logra una mejor conservación del edificio, de las instalaciones y demás bienes de uso, facilitando su mantenimiento, y creando un mejor aspecto ante personas ajenas al banco. Todo ello contribuye a mejorar notablemente el estado de ánimo del personal, al estar en un medio seguro, ordenado, bien iluminado y con espacio para sus desplazamientos.
Detección, prevención y eliminación de desperdicios. Las entidades bancarias están sujetas a tres grandes desperdicios, que son:
Estandarización. Consistente en la búsqueda de la mejor forma de realizar una tarea o proceso y su correspondiente documentación a los efectos de darle continuidad y permitir la mejora continua. Mediante el proceso denominado EREA (estandarizar-realizar-evaluar-actuar) se estandarizan los procesos y actividades, tratando de evitar los desvíos y desajustes en el desarrollo de las mismas. Lograda dicha estandarización prosigue el proceso denominado PREA (planificar-realizar-evaluar-actuar) por el cual los Círculos de Calidad y otros grupos técnicos, haciendo uso de distintas herramientas de gestión logran identificar todas aquellas actividades objetos de eliminación, mejora, combinación o alteración en su orden de desarrollo, a los efectos de mejorar los diferentes índices o ratios.
En el proceso de Estandarización cobra fundamental importancia la aplicación del Control Estadístico de Procesos, siendo ésta una herramienta lamentablemente muy poco utilizada por las Entidades Financieras. Aplicar las 5 S, implica realizar una labor destinada a mejorar tanto la disciplina de trabajo, como la autoestima del personal. La primera labor consiste en separar aquellos elementos y herramientas de trabajo necesarios, de aquellos que actualmente ya no lo son. El segundo paso es darle a cada elemento en uso un lugar y orden. En tercer lugar se procede a la limpieza de las oficinas, máquinas y muebles. El cuarto es la disciplina personal lo cual implica tanto el uniforme de trabajo, como los resguardos de la salud del personal. Y por último la sistematización que lleva continuamente a repetir los pasos anteriores de manera sistemática y permanente.
Desarrollar este tipo de actividad permite mejorar la salud del personal, disminuir los niveles de accidentes laborales, importantes ahorros de espacios físicos, reciclaje de elementos y materiales, reducción en el consumo de papelería, mejorar la disposición de las diversas documentaciones, con lo cual se facilita su búsqueda y evita la pérdida de tiempo.
Y por último se logra una mejor conservación del edificio, de las instalaciones y demás bienes de uso, facilitando su mantenimiento, y creando un mejor aspecto ante personas ajenas al banco. Todo ello contribuye a mejorar notablemente el estado de ánimo del personal, al estar en un medio seguro, ordenado, bien iluminado y con espacio para sus desplazamientos.
Detección, prevención y eliminación de desperdicios. Las entidades bancarias están sujetas a tres grandes desperdicios, que son:
- La capacidad monetaria no utilizada, con su correspondiente coste de oportunidad.
- Los excesos en la capacidad de servicios, con sus altos costos fijos, desaprovechados.
- Y los desperdicios productos de los errores, fallas, tiempos elevados de respuesta o de ciclo, elevados stock de insumos, actividades improductivas, y otros problemas concernientes a los costos por averías, falta de capacitación, y problemas con el sistema de información.
CASO DE ANÁLISIS: Cambios y más cambios en AOL-Time Warner
1. ¿Qué tipos de problemas organizacionales enfrentó Bob Pittman al administrar la nueva empresa resultado de la fusión?
- Enfrento el problema de la diferencia de estructuras y culturas organizacionales entre las empresas, ya que Time Warner tenía una naturaleza muy jerárquica, era burocrática, lo que hacía que la toma de decisiones sea lenta; en contraparte en AOL estaban acostumbrados a los ambientes rápidamente cambiantes de la industria del internet y TI. Y al decidir tomar el modelo de organización de AOL para poner rápidamente nuevos productos en el mercado, debido a las diferentes culturas organizacionales hubieron conflictos entre las gerencias de las dos empresas y un clima organizacional tenso, lo cual hizo que no diera resultado el trabajo propuesto por Bob Pittman.
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