ABC Costing (Sistema de costeo ABC)

Qué es y en qué consiste el sistema ABC

El sistema de costes ABC se centra específicamente en la gestión de actividades como for­ma que tienen las empresas pa­ra ganar competitividad.

Una Actividad es una combi­nación de personas, tecnología, materias primas, métodos, y en­torno para producir un determi­nado producto o servicio.  Des­cribe lo que hace la empresa: el tiempo que invierte en sus pro­cesos y los "outputs" de los mismos.

Ejemplo de actividades: en­samblar un producto final, factu­rar a los clientes, hacer una en­dodoncia.

En definitiva, una empresa puede gestionar lo que hace, sus Actividades.  El punto de partida para gestionar activida­des es conocer y comprender los recursos consumidos nor­malmente por las actividades que se realicen día a día (Coste de las Actividades), el volumen de output» que produce cada actividad (Medida de Actividad o Activity Driver), y como se lle­va a cabo la Actividad (Medida del Rendimiento).  Esta informa­ción es la que se extrae de un sistema de costes basado en las Actividades (ABC).

 Un sistema ABC (Activity-Ba­sed Costing) es una metodolo­gía que mide el coste y el ren­dimiento de las Actividades, de los Recursos y de los Objetivos de Coste.  El sistema ABC es un proceso de asignación de costes indirectos en dos eta­pas en el que, en la primera etapa, los recursos son consu­midos por las actividades y, en la segunda etapa, los objetivos de costes (productos, clientes, mercados, etc.) consumen la actividad.

Este sistema.de costes ha te­nido, en los últimos años, una gran relevancia, y podría consi­derarse como "un modelo eco­nómico de la organización que integra datos de diferentes siste­mas de información tanto finan­ciero como operativo"

Historia del modelo de coste ABC

A mediados de la década de los 80, aparece el modelo de costes ABC, o también llamado "Basado en Actividades", el cual tuvo como promotores a Cooper Robín y Kaplan Robert.

Este modelo es considerado, hasta la fecha, uno de los más efectivos ya que permite tener una mayor exactitud en la asignación de los costes de las empresas, y permite además, la visión de ellas por actividad. El modelo de coste ABC permite mayor exactitud en la asignación de los costes de las empresas y permite la visión de ellas por actividad.

Tanto Robin como Robert justifican su aplicación para intentar dar respuesta a las limitaciones, que desde un punto de vista de gestión, planteaban los sistemas tradicionales de contabilidad de costes como podían ser la incertidumbre creada por la internacionalización de los mercados, la continua evolución tecnológica y la menor duración de ciclo de vida de los productos, etc... Éstas limitaciones tenían como consecuencia una modificación de las estructuras de costes de las empresas que hacen inválidos los sistemas de costes tradicionales.


Fases para implementar el Modelo de coste ABC

El modelo de coste ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan coste y que se relacionan a través de su consumo con el coste de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costes para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.

Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para así obtener los diferentes estados de coste que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso. Los procesos se definen como "Toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final". En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuación se relacionan las más comunes:

Actividades

• Homologar productos
• Negociar precios
• Clasificar proveedores
• Recepcionar materiales
• Planificar la producción
• Expedir pedidos
• Facturar
• Cobrar
• Diseñar nuevos productos, etc.
• Procesos
• Compras
• Ventas
• Finanzas
• Personal
• Planeación
• Investigación y desarrollo, etc.

Las actividades y los procesos para ser operativos desde el punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogéneos para medirlos en funciones operativas de los productos.
Identificación de actividades

En el proceso de identificación dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organización tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Después que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relación de transformación de los factores para medir con ello la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costo de los outputs.

Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costes asociados, podrá ofrecer a la dirección de la empresa una visión de los puntos críticos de la cadena de valor, así como la información relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso de creación de valor. Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fácil aplicar los inductores de eficiencia (Perfomance drivers) que son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algún atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuirá a completar la armonía de la combinación productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la calidad o características de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino crítico de las actividades centrales y a reducir costos.

Por último es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente cómo va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparación del estado real de la acción frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta.

Instrumentación del ABC

Al tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la transformación de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un coste, como así los productos y servicios consumen una actividad. En este modelo los costes afectan directamente la materia prima y la mano de obra frente a los productos finales, distribuyendo entre las actividades el resto, ya que por una parte se consumen recursos y por otras son utilizadas para obtener los outputs.

Como las actividades cuentan con una relación directa con los productos, con el sistema de costes basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costo directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma más eficaz de la transformación del coste de los factores en el coste de los productos y servicios.

Después de realizar los anteriores pasos, se deben agrupar los costos de las actividades de acuerdo a su nivel de causalidad para la obtención de los productos y servicios en:

1. Actividades a nivel interno del producto (Unit level)
2. Actividades relacionadas con los pedidos de producción (Batch-level)
3. Actividades relacionadas con el mantenimiento del producto (Product-level)
4. Actividades relacionadas con el mantenimiento de la producción (Product-sustaining)
5. Actividades relacionadas con la investigación y desarrollo (Facility-level)
6. Actividades encaminadas al proceso continuo de apoyo al cliente (Customers- level)

Asignación de los costes

En un sistema de coste ABC, se asigna primero el costo a las actividades y luego a los productos, llegando a una mayor precisión en la imputación.
Etapas para la asignación
Primera etapa: En esta etapa, los costes se clasifican en un conjunto de costos generales o pool para los cuales las variaciones pueden explicarse mediante un solo cost-driver.
Segunda etapa: En esta etapa, el coste por unidad de cada pool es asignado a los productos. Se hace utilizando el ratio de pool calculado en la primera etapa y la medida del montante de recursos consumidos por cada producto. El cálculo de los costos asignados desde cada pool de costo a cada producto es:
Costes generales aplicados = Ratios de pool * Unidades utilizadas de cost- driver
El total de costes generales asignados de esta forma se divide por el número de unidades producidas. El resultado es el costo unitario de costos generales de producción. Añadiendo este coste al unitario por materiales y por mano de obra directa, se obtiene el costo unitario de producción.

Factores de asignación

Los factores de asignación, están relacionados con las etapas frente a su diseño y operatividad de forma directa. Estos factores son la elección de pools de costos, la selección de medios de distribución de los costos generales a los pools de costos y la elección de un cost-drivers para cada pool de costo. Estos factores representan el mecanismo básico de un sistema ABC.

Finalidad del modelo ABC

Los estudiosos de este sistema tienen variadas teorías sobre la finalidad del modelo, dentro de las más utilitarias se pueden extractar:

Producir información útil para establecer el costo por producto 
Obtención de información sobre los costos por líneas de producción.
Análisis ex-post de la rentabilidad.
Utilizar la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones de la dirección.
Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos.
Instauración un sistema de costeo ABC en la empresa


Beneficios del sistema de coste ABC

Facilita el coste justo por línea de producción, particularmente donde son
significativos los costos generales no relacionados con el volumen.
Analiza otros objetos del coste además de los productos.
Indica inequívocamente los costos variables a largo plazo del producto.
Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costos y para la evaluación del rendimiento operacional.
Ayuda a la identificación y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimación de costos.
Limitaciones del sistema de coste ABC
Existe poca evidencia que su implementación mejore la rentabilidad corporativa.
No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional.

La selección de cost-drivers y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos.

El ABC no es un sistema de finalidad genérica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos.
En las áreas de control y medida, sus implicaciones todavía son inciertas.Como conclusión final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los más altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad.