OUTSORCING

PRESENTACIÓN

1. ¿QUÉ ES OUTSOURCING?

Outsourcing es el proceso por el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio. Esto libera a la primera organización para enfocarse en la función central de su negocio. (El término inglés outsourcing ha sido traducido al castellano como tercerización o externalización).

Es decir, el outsourcing consiste en que una empresa contrata, a una agencia o firma externa especializada, para hacer algo en lo que no se especializa. La norma básica y más importante es no dar en outsourcing ninguna de las funciones o áreas que consideramos como fundamentales en nuestra empresa.

2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Debido a la llegada de la globalización y la evolución de los mercados se empezaron a ver las necesidades de las empresas de delegar algunos procesos de su empresa para enfocarse en sus puntos fuertes, anteriormente estas preferían hacer completamente sus procesos independientemente, se consideraba la mejor estrategia en ese entonces para no depender de proveedores, sin embargo poco a poco esta estrategia comenzó a decaer debido a la falta de capacidad, incompetencia, la falta de tecnología o la situación financiera que algunas empresas comenzaban a presentar, eran estos los factores que orillaban a las organizaciones a utilizar la subcontratación.

Alrededor de los años ochenta se abrió camino para la llegada del Outsorcing, debido a la necesidad que tenían las empresas de competir con otras a nivel global, con esto algunas de ellas tuvieron que trasladarse o abrir sucursales en el extranjero permitiéndoles, en algunos de los casos, posicionarse en dichos mercados, este proceso traía consigo diversas ventajas como son minimizar sus costos de personal, inyectar el marketing en diferentes mercados, así como también invertir en investigación y desarrollo.

3. VENTAJAS DEL OUTSOURCING

-Permite enfocarse en lo que es realmente importante: la actividad que hace a la empresa ganar dinero.

-Disminuir los costos, ya que se puede pagar menos por ciertas funciones, por ejemplo la limpieza.

-Algunas empresas de Outsourcing cuentan con tecnología que no es tan accesible para la empresa que desea usarla.

-Permite tener una organización esbelta.

-Da pie a la innovación ya que se pueden obtener nuevas ideas.

-Puede mejorarse la imagen de la empresa al contratar servicios especializados.

-Se delegan algunos procesos correspondientes al área de recursos humanos como negociaciones y reclutamiento.

4. DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

-Puede que la reducción de costos no sea suficiente.

-Existe la posibilidad de que a los clientes les desagrade el servicio de la función que se subcontrató.

-No muchas empresas de Outsourcing están lo suficientemente capacitadas para ejecutar las funciones que se les delega.

-En caso de que la empresa subcontratada no lleve a cabo bien la tarea encomendada se puede ver afectada alguna de las tres áreas principales de la empresa: operacional, administrativa y financiera.

-Al no estar preparada la empresa para delegar una tarea, puede haber un choque cultural de la misma.

-En algunos casos se pierde el contacto directo con el cliente.

5. TIPOS DE OUTSOURCING

Según su finalidad

-Outsourcing táctico

Este tipo de subcontratación se considera como tal una simple externalización de una función no tan primordial para la empresa y generalmente la razón principal para implementarlo es debido a la necesidad de reducir costos.

-Outsourcing Estratégico

En el Outsourcing estratégico se pretende crear una relación estable con la empresa a la cual se le es delegada una función, se considera una alianza estratégica la cual se va consolidando de acuerdo a la interdependencia de la tarea delegada con respecto a las demás que componen a la empresa, debido a que se busca mejorar la calidad de la función delegada, mejorar algún servicio y/o aumentar la capacidad de la misma.

Según su naturaleza

-Co-Sourcing

Este tipo de Outsourcing se presenta cuando tanto la empresa que delega la función como la que presta el servicio comparten las responsabilidades y en algunos casos los riesgos de la prestación del mismo.

-In-house

Se presenta cuando los servicios solicitados se realizan dentro de las instalaciones de la empresa que las solicitó.

-Off-shoring

Se le conoce también como deslocalización y se denomina así cuando se solicita la contratación de servicios a una empresa que se encuentra en el extranjero, es utilizada cuando ésta ofrece menores costos con respecto a los nacionales.

-Off-site

Ocurre cuando los servicios son generados en las instalaciones correspondientes a la empresa que los está prestando.

6. ÁREAS EN LAS QUE SE APLICA EL OUTSOURCING

-Finanzas y contabilidad

Algunas de las funciones que comprende esta área se delegan debido a que se considera que en lo relativo a la administración, no son el núcleo de las operaciones organizacionales, algunas de esas funciones comprenden: la nómina de sueldos, sistemas financieros, declaración de impuestos, presupuestos, créditos, tesorería, entre otros.

-Administración inmobiliaria

Involucra una responsabilidad por ciertas funciones como servicio al cliente, cafetería, arrendamiento de estacionamientos, seguridad física, recuperación en caso de desastres, entre otras.

-Recursos humanos

Se considera el área donde ha habido mayor movimiento y ha recibido más atención, entre las funciones que se subcontratan están: la nómina de sueldo, el reclutamiento, la capacitación, administración de quejas y sugerencias y administración de beneficios para el personal.

-Logística

Involucra las funciones no primordiales para la empresa con respecto a la administración de adquisiciones y proveedores como son: entregas, inventario, empaque, instalaciones, administración del almacén, mantenimiento o limpieza, servicios de recepcionista, entre otros.

7. PROCESO DE DECISIÓN DEL OUTSOURCING

El proceso que conlleva tomar una decisión para la implementación de la externalización comprende seis pasos, los cuales se enlistan a continuación:

I. Hacer

En este paso el responsable del proceso debe comprometerse a seleccionar y a implementar la mejor decisión, se empieza con un vistazo a grande rasgos los objetivos a alcanzar y los cambios que generará en la organización, sobre de eso se genera una estrategia.

II. Selección de actividades

Se deben identificar las tareas o funciones que se van a externalizar y sobre de eso buscar y a analizar empresas especializadas en dicha actividad, posteriormente se hace una selección preliminar.

III. Escoger la empresa

Este paso es muy específico, ya que se analiza un grupo de empresas que se analiza una por una con respecto a criterios específicos dependiendo de las necesidades de la empresa y la experiencia y/o nivel de especialización de la empresa que proveerá el servicio, también se empiezan a detallar las cláusulas del contrato.

IV. Contrato

La finalidad de este paso es negociar el documento de manera que ninguna de las dos partes necesite consultarlo, ya que en éste se detallaran los acuerdos a los que se lleguen, también se le agregan restricciones y las obligaciones de ambas partes

V. Transición

A estas alturas ya se ha seleccionado la empresa y se ha detallado el contrato, por lo que ahora se presenta un plan de transición en el cual se estipulan las medidas de progreso que debe tener la empresa que se contrata.

VI. Administrar y mejorar

Debido a que el Outsourcing requiere de una estructura debe ser revisado por ambas partes, por lo que se debe poner a alguien a cargo para vigilar la operación, se establece un sistema de estándares para medir la eficiencia del servicio y comprobar que se están cumpliendo los objetivos planteados. Posteriormente se elabora un sistema de retroalimentación y sobre de ello se realizan evaluaciones.

INFOGRAFÍA

VIDEOS ACERCA DEL OUTSORCING