En la actualidad la administración por objetivos (APO) se
practica en todo el mundo. Algunos siguen considerándola como una herramienta
de evaluación; otros la contemplan como una técnica de motivación; hay quienes
la consideran como un dispositivo de planeación y control. Sin embargo se debe
definir la administración por objetivos como un sistema administrativo completo
que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera
sistemática, dirigida concientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los
objetivos organizacionales e individuales, en otras palabras la administración
por objetivos es un sistema administrativo integral en el que se combinan en
forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue
deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos
organizacionales e individuales. Esta
visión de la APO como sistema de administración no es objeto de aceptación
generalizada, algunos lo siguen definiendo como una forma estrecha y limitada
de administración.
El PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
La importancia practica de los objetivos en la
administración se puede observar mejor al hacer un resumen de cómo funciona en
la practica una exitosa administración por objetivos.
El proceso se inicia en la cima de la organización y tiene
el respaldo activo del director general quien dirige la organización. Sin
embargo, no es esencial que el establecimiento de objetivos comience en las
altas direcciones. Puede iniciarse a nivel de división, del gerente de
mercadotecnia o incluso más bajo. Por ejemplo: en una compañía comenzó primero
en una división, donde se hizo descender hasta el nivel más bajo de supervisión
mediante una red interconectado de metas. El liderazgo personal y la tutela de
gerente general de la división, tuvo éxito en las áreas de rentabilidad,
reducción de costos y mejoría de las opresiones. Como sucede con todas las
otras clases de planeación, una de las necesidades críticas en la APO es el
desarrollo y la difusión de premisas de planeación coherente. No se puede
esperar que un administrador fije metas o establecer presupuestos sin normas.
Establecimiento de objetivos preliminares por la alta
dirección
Una vez que se cuenta con las premisas apropiadas de
planeación, el primer paso para establecer objetivos consiste en que el
director general determine lo que percibe como el propósito o la misión y las
metas más importantes para un futuro determinado. Se puede establecer estas
metas para periodos de cualquier extensión: un trimestre, un año, cinco años o
lo que resulte apropiado en determinadas circunstancias.
Ciertas metas se deben programas para alcanzarse en un
periodo mucho más corto y otros en un lapso mucho más largo.
Las metas establecidas por los superiores son preliminares,
debido en que se basan en el análisis y juicio de lo que puede y debe logras la
organización en el transcurso de un periodo determinado. Esto requiere tomar en
cuenta las fuerzas y debilidades de la compañía de acuerdo con las
oportunidades y amenazas existentes. Es necesario considerar estas metas como
tentativas y susceptibles de modificación, mientras los subordinados
desarrollan todas las cadenas de objetivos verificables. Por lo general no es
aconsejable obligar a los subordinados a que acepten objetivos, puesto que es difícil
que la fuerza pueda dar lugar al compromiso personal. La mayoría de los
administradores también encuentran que el proceso de determinar metas junto con
los subordinados revela problemas que se deben solucionar y oportunidades de
las que no estaba previamente consciente.
Al fijar objetivos, el administrador también establece
sistemas para medir el logro de metas. Si se desarrollan objetivos verificables
normalmente se incorporarán estas mediciones a los objetivos, tanto si se trata
de importes de ventas, utilidades, porcentajes, niveles de costo o ejecución
del programa.
Clarificación de los papeles organizacionales
A menudo se pasa por alto la relación entre los resultados
esperados y la responsabilidad par alcanzarlos. La responsabilidad clara de cada
meta y submetas debe ser asignada a una persona en particular. Sin embargo, con
frecuencia el análisis de la estructura de una organización revela que la
responsabilidad es indefinida y que se necesita su clarificación y
reorganización. En ocasiones es imposible estructurar una organización en forma
tal que un objetivo determinado caiga bajo la responsabilidad de alguien.
Establecimiento de objetivos para los subordinados
Después de asegurarse de que se ha informado a los gerentes
subordinados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación,
el superior puede proceder a trabajar con los subordinados para fijarles sus
objetivos. Les pregunta que metas puede cumplir, en que tiempo y con qué
recursos. A continuación, debe estudiarse algunas ideas preliminares acerca de
las metas que parecen ser factibles par la compañía o el departamento.
El papel del superior en este punto es de extrema
importancia. Entre las preguntas que se deben hacer se encuentra: ¿Qué puede
aportar usted? ¿Cómo podemos mejorar su operación para que me ayude a mejorar
la mía? ¿Qué se interpone en el camino; que obstrucciones le impide alcanzar un
nivel de desempeño más alto? ¿Qué cambios podemos hacer? ¿Cómo puedo ayudar? Es
sorprendente cuantas cosas se pueden identificar que obstaculizan el desempeño
y cuantas ideas constructivas se pueden obtener de las experiencias y el
conocimiento de los subordinados.
Los superiores también deben ser consejeros pacientes que
ayuden a sus subordinados a desarrollar objetivos coherentes y de apoyo y tener
cuidado de establecer metas que sean imposibles de cumplir.
Unas de las principales ventajas de establecer con cuidado
una red de metas verificables y un requisito para hacerlo con eficacia es
vincular al mismo tiempo la necesidad de recursos de capital, materiales y
humano. Los administradores, en todos los niveles, requieren de estos recursos
para alcanzar sus metas. Al relacionar estos recursos con las metas, los
superiores pueden observar mejor la forma más eficaz y económica de asignarlos.
Ayuda a evitar la mayor penuria en la existencia de cualquier ejecutivo de
alto nivel: el “forcejeo económico” por parte de subordinados que necesitan “un
técnico más” o “un equipo más”, solicitudes que es fácil para ellos vender a su
jefe y que al superior le resulta difícil rechazar.
Reciclaje de objetivos
Es difícil establecer objetivos comenzando en la cima y
dividiéndolos después entre los subordinados. Tampoco se deben iniciar desde
abajo. Se requiere un grado de reciclaje. Los administradores de alto nivel
quizá tengan una idea de cuales deberán ser los objetivos de sus subordinados,
pero es casi seguro que cambiaran las metas preconcebidas al examinar las
oportunidades de éstos. Por lo tanto, la fijación de objetivos no es sólo un
proceso conjunto sino también recíproco. Por ejemplo, un gerente de ventas
puede establecer en forma realista una meta para lograr ventas mucho más
elevadas de un producto de lo que la alta dirección cree posible. En este caso,
con toda seguridad que resultarán afectadas las metas de los departamentos de
manufacturas y finanzas.
INTERROGANTES
¿Será posible establecer un plan de APO en el sector
público? Argumente su respuesta.
Ante la
deficiencia laboral y productiva que tiene la pública peruana en todos sus
ámbitos, urge desarrollar la administración por objetos como
herramienta básica para evaluar la capacidad del personal que trabaja en los
diversos estratos del sector público.
Se afirma que
la administración por objetos
se mide debido a sus indicadores. Por cierto, que muchas de estas variables son
y serán siempre un poco arbitrarias, pero este sistema es el más cercano para
saber con cierta precisión que está ocurriendo en el sector público. Los
indicadores revelarán qué tipo de gestión se realiza para lograr los objetivos
de la institución. La gestión se puede evaluar desde la correcta aplicación de
adecuados controles internos hasta la administración de los riesgos, pasando
por la capacitación, experiencia y conocimiento del puesto del servidor
público. Es decir, «know how» y «expertise» juntos.
También se
hace énfasis en la inducción del personal para familiarizarlo con los
objetivos de la organización. Este aspecto es importante especialmente para el
nuevo personal que empieza en la institución. No solamente basta saber qué tipo
de trabajo se va a realizar, sino también estar imbuido del estratégico
operativo que la institución tiene.
Se acostumbra
en la organización, generalmente del sector privado, que el nuevo personal
reciba algunas charlas de inducción. En el sector público algunas entidades
realizan esta tarea, pero siempre para el personal nuevo.
Sin embargo,
creo que esta opción también debe aplicarse con el personal que ya tiene tiempo
laborando en la organización. No todos han participado en la elaboración del
plan estratégico, razón por la cual urge compartir con ellos, el nuevo diseño
(visión, misión, objetivos y metas) que la organización tiene planificada. En
la medida que el personal esté «metido» en la organización, mejor será su
desempeño laboral, así como su identificación para comprender con exactitud
hacia donde orientar sus esfuerzos.
El administrador de empresas debe ejercer cotidianamente
ciertas fases que constituyen el proceso administrativo, esto es, planeación,
organización, ejecución, dirección y control. Indique cuál o cuáles de estas
fases tienen mayor interrelación cuando se aplica la APO. Justifique su
respuesta.
El proceso
administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección
y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del
sistema de toma de decisiones.
- La planeación (FASE IMPORTANTE) es la primera ficha de este
rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos:
investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias,
políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio
y largo plazo.
- La organización, la segunda ficha, es un conjunto
de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas
que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la
organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como
son humanos, materiales y financieros.
- La dirección (FASE IMPORTANTE) es la tercera ficha del rompecabezas,
dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la
comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.
- El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.
PLANTILLAS
-Organizador de Ideas
Márquese una
meta, planifique las tareas y fechas de vencimiento, y supervise el estado con
esta plantilla del organizador de ideas. Incluye espacio para notas y niveles
de estado por colores.
EJM: FERIA DE PROYECTOS FIIS-UNI 2019
-Presión Arterial y Control de Glucosa
Realice un
seguimiento de su presión arterial y de sus niveles de glucosa a lo largo del
tiempo. Solo tiene que introducir la fecha, la hora y sus valores y la
plantilla le avisará si no cumple las directrices de su médico. Hay incluso
espacio para notas. Esta es una plantilla accesible.
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