Desarrollo Organizacional

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

La administración por objetivos es un programa que incorpora metas específicas, fijadas de manera participativa, para un período de tiempo explícito y que se retroalimenta con el avance hacia las mismas.

Orígenes de la Administración por Objetivos:

La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye un modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu pragmático y democrático de la teoría neoclásica. Su aparición es reciente en 1954 Peter F. Drucker, considerado el creador de la APO, publicó un libro en el cual la caracterizó por primera vez. La APO surgió en la década de 1950, cuando la empresa privada norteamericana estaba sufriendo fuertes presiones. Desde la intervención keynesiana durante la depresión que siguió a la crisis de 1929, el capitalismo sufrió sucesivamente mayores injerencias y controles gubernamentales, pues se llegó a creer que las decisiones nacionales no podían depender de la acción de los empresarios.

El empresario de la década de 1950 estaba muy consciente de la pérdida de sus márgenes de ganancias y de la necesidad de reducir gastos, y se concentraba más en los resultados que en esfuerzos superfluos y dispersos. La presión económica de la época generó dentro de las empresas una “administración por presión”, pero la presión ejercida sobre los gerentes no condujo a mejores resultados. Ello debido a que los dirigentes de las empresas interpretaban como rebeldía la apatía de los gerentes para producir los resultados esperados Como respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles y con eso se cerraba más el círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control. Fue entonces cuando se buscó una forma de equilibrar los objetivos, admitir una mayor participación descentralizar las decisiones, permitir el autocontrol y la auto evaluación, proporcionando mayor libertad y mayor flexibilidad en los controles.

Definición:

Proceso administrativo por medio del cual el Jefe y el subordinado, parten de una definición clara de las metas y prioridades de la organización establecidas en grupo por la alta administración, identifican en conjunto los resultados claves que están dispuestos a alcanzar así como los correspondientes indicadores de éxito, acuerdan una estrategia para alcanzar esos resultados, trabajan tratando de lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos y los resultados alcanzados y se evalúa el rendimiento del personal de dirección en función de los mismos.

La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido, pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección.

Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y administración por resultados. El único modo que encontró la dirección para revertir el proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de objetivos para cada área clave: cada cual escogería “cómo” alcanzar los resultados. Se eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los “servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos”, lo que fortaleció la posición de autoridad de cada jefe operativo.

Características de una APO:

La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la base de un plan de objetivos a largo plazo (que pueden ser quinquenales o decenales), y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de la empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa. Se logran objetivos comunes y seguros que eliminan cualquier duda del gerente, al lado de una cohesión de esfuerzos orientados hacia los objetivos principales de la organización. Así, el desempeño esperado de un gerente debe ser reflejo de lo que se espera en cuanto a la realización de los objetivos de la empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribución de éstos al éxito del negocio. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las mismas.

En realidad, la “APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas”. “En la APO, los gerentes principales y subordinados de una organización definen, en conjunto, sus metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada posición, en relación con los resultados esperados de cada uno, utilizando esas medidas como guías para mejorar la operación del sector y para verificar la contribución de cada uno de sus miembros”. La APO es, por tanto, un método por el cual el administrador y su superior definen conjuntamente las metas y especifican las responsabilidades para cada posición, en función de los resultados esperados, pasando estos últimos a conformar los estándares de desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados. Analizado el resultado final, el desempeño del gerente puede ser evaluado objetivamente y los resultados alcanzados pueden compararse con los resultados esperados.

Resumiendo

• Es una respuesta generalizada en el medio empresarial para resolver de una manera participativa el problema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlación y reformulación de la estrategia.
• Las ventajas principales que tiene un buen programa de objetivos están en que dan claridad sobre las expectativas del trabajo a todos los niveles de la empresa, permiten una gerencia participativa, pueden inducir motivación y compromiso del personal con los objetivos, representan una planeación por parte de los ejecutivos de línea en lugar de hacerla por un separado grupo staff, y resultan en la integración de la estrategia.
• Es un sistema de planeación a todos los niveles de la organización, que se basa en la iniciativa y responsabilidad de cada persona sobre su trabajo.
• Busca integrar los objetivos individuales y los divisionales de toda la empresa.

¿Será posible establecer un plan de APO en el sector público?

La respuesta a esta interrogante depende únicamente de las personas, es decir de los recursos humanos (RR.HH) de una empresa o institución, más no de la infraestructura. El Perú lamentablemente es un país que presenta una gran deficiencia productiva en el sector público, por lo que sería de gran vitalidad el poder aplicar una APO a este medio.

Sin embargo, para generar un plan de administración por objetivos se necesita gestionar los diferentes indicadores para medir la capacidad de los miembros en sus actividades. La gestión se puede evaluar desde la correcta aplicación de adecuados controles internos hasta la administración de los riesgos, pasando por la capacitación, experiencia y conocimiento del puesto del servidor público. 

También es necesario familiarizar al trabajador con las metas de la empresa.Este aspecto es importante si se desea iniciar una administración por metas.

Si miramos el ambiente de una empresa de sector público,podemos notar que cada miembro de la organización tiene intereses ajenos a la empresa inclusive existe una tendencia en los altos mandos de guardar información que no le compete a los más subordinados.Esto causaría que la empresa no esté preparada para un plan de administración por metas u objetivos.Sin embargo, una buena motivación hacia el personal y el esparcimiento de una información transparente, será un salto hacia el objetivo del plan.

En la medida que el personal se sienta parte de la organización, mejor será su desempeño laboral, así como su identificación para comprender con exactitud hacia donde orientar sus esfuerzos.

El administrador de empresas debe ejercer cotidianamente ciertas fases que constituyen el proceso administrativo, esto es, planificación, organización, ejecución, dirección y control. Indique cuál o cuáles de estas fases tienen mayor interrelación cuando se aplica la APO. Justifique su respuesta.

Los 5 pilares de la administración son importantes para una buena gestión de objetivos por alcanzar dentro de la empresa porque sirve como herramienta para tomar decisiones.Sin embargo dentro de todas estas fases,existe una importancia en la planificación y ejecución o dirección de la empresa.

La planificación es la primera fase de un proyecto, dentro de ella se realizan actividades como una investigación del ambiente, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto a largo  plazo.Sin ningún plan no se podrá iniciar la siguiente fase ya que no se tendría una base sólida para ejecutar.

Otra fase importante para la toma de decisiones es la fase de la dirección o ejecución. Todos los planes, como la gestión de los interesados, las tendencias, las gestiones de las comunicaciones entre otros serán direccionados y realizados en la organización de manera controlada y monitoreados.

APLICACIÓN - PLANTILLAS:

A continuación se presenta la aplicación de la APO:

• PRESUPUESTO MENSUAL INDIVIDUAL:

Realice un seguimiento del capital necesario para poder efectuar las actividades planteadas cada mes.

Para descargar el archivo: LINK

• CALENDARIO DE GASTOS

Realice un seguimiento de los gastos diarios con este práctico calendario de gastos, que puede personalizar fácilmente para cualquier año. Los totales se calculan automáticamente.

Para descargar el archivo: LINK