PRIMERA PRÁCTICA
CALIFICADA - IV CONGRESO SCM
PONENTE:
Nombre: Renato Limón Badilla
Nacionalidad: México
Profesión: Ingeniería En Sistemas
Estudios: Universidad De Sonora
TEMA: “UN PROCEDIMIENTO PARA
IMPLEMENTAR LAS MEJORES PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y
TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO EN UNA DEPENDENCIA DEL GOBIERNO FEDERAL”
I. ENTREVISTA A UN PARTICIPANTE
EXPOSITOR:
INFORMACIÓN
COMPARATIVA:
FUENTE: Secretaria de la función publica
A partir
de la revisión del cuadro anterior y con el claro propósito de alcanzar y
consolidar un gobierno cercano y moderno, se estima que sería adecuado
desarrollar esfuerzos tendientes a que las instituciones federales recorran el
trayecto que va de la etapa 4 a la 7.
Una de
las principales causas por las que resulta complicado transitar por las etapas
finales, es que existen varios obstáculos para la innovación y la transferencia
del conocimiento, mismos que se mencionan a continuación:
Obstáculos para la innovación
La
innovación en el sector público no es fácil porque la administración pública ha
sido concebida pensando más en garantizar los derechos de los ciudadanos y en
la fiabilidad y predictibilidad de sus actuaciones, que en la capacidad de adaptarse
a un entorno cambiante. En el sector público es difícil desarrollar la
innovación debido a una serie de barreras como:
-La
burocracia implica demasiadas reglas que no permiten salirse de ellas para
innovar.
-Existe
una cultura de aversión al riesgo y de resistencia al cambio.
-La gran
mayoría de los altos directivos carecen de tiempo para dedicarlo a las
actividades propias de la innovación.
-No
existen presupuestos etiquetados para actividades de innovación o, de existir
éstos, son muy austeros.
-Existe
una baja cultura por la adquisición y uso de nuevas tecnologías.
-No hay
incentivos suficientes para innovar.
Obstáculos para la transferencia del conocimiento
De manera
similar, también existen algunas barreras que disminuyen la posibilidad de
trasladar conocimiento y que sea aprovechado:
-Las
organizaciones no identifican aquello que hacen bien o no le otorgan valor
suficiente, por lo que no consideran que pueda ser de utilidad para alguna otra
área interna o para una organización externa. -Las personas o las áreas se
sienten “dueñas” del conocimiento y optan por no compartirlo o “compartirlo a
medias”, a fin de no perder control o reconocimiento.
-No
existe la costumbre o no se cuenta con un procedimiento específico para
documentar un conocimiento específico o una mejor práctica.
-Existe
temor a la crítica y resistencia a la retroalimentación para la mejora.
-En
ocasiones, existe exceso de ego para realizar la transferencia de conocimiento
y falta de humildad para recibirlo.
-Falta de
reconocimiento y de difusión de lo que se hace bien, y que es susceptible de
transferirse.
1- ¿Exactamente con que pasos contó la metodología
que utilizo para elaborar su investigación?
La
metodología utilizada fue simple se basó en 5 pasos:
-Obtención
y análisis de información
-Selección
de los indicadores
-Propuesta
de solución
-Obtención
de resultados
-Análisis
de resultados
2- ¿Qué medida se tomaría para asegurar que los trabajadores
incluyan estos procesos en la dependencia?
Para
garantizar la perduración de este proceso se recomienda al encargado del área,
realizarlo de manera diaria por una duración no menor a tres meses, con la
intención de volver dicho proceso una parte más de la rutina diaria de la
dependencia.
3- ¿Cómo se podría defender en este caso la dependencia a
posibles robos por parte de agentes externos? ¿En el caso de trabajadores que
sean inexpertos o practicantes como podríamos ser nosotros sería factible que
pudiéramos añadir conocimiento a la base de datos?
Bueno el
software que consta con la base de datos o la información que podría ser el
objetivo del robo, se encontraría en el servidor local o interno, para cual
para poder penetrar la seguridad de la base de datos se tendría que penetrar la
seguridad de la red local la cual cuenta ya de por si con variados firewalls y
otras medidas de seguridad y en cuyo caso lo logren la base de datos de la que
hablamos seria por mucho lo menos valioso que robar.
En el
caso de los practicantes el administrador de sistemas daría un acceso
especializado en el cual los practicantes no podrían añadir información pero si
visualizar la ya existente.
4- ¿Qué recomendación les daría a los estudiantes de
ingeniería industrial con respecto al tema?
Bueno si
bien la investigación tiene cierta afinidad con la ingeniería de Sistemas,
también está muy ligada a los temas de la Ingeniería Industrial; en caso estén
interesados un tema para investigar muy parecido en el rubro de los
industriales es el Lean Six Sigma.
5- ¿Qué factor cree usted que es el más importante para obtener
una mejor gestión mediante la implementación del procedimiento utilizado?
Si bien
la creación del software facilita la gestión de la documentación en la
dependencia de nada serviría si es que no se tiene una cultura organizacional sólida
que se alinee a los requerimientos del procedimiento. Es decir aunque tengas la
herramienta si los trabajadores no registran la información de manera seria,
esto no serviría de nada o si los nuevos trabajadores hacen caso omiso a la
información contenida en la base de datos tampoco tendría sentido; por lo tanto
es necesario fomentar o tener una cultura organizacional adecuada.
II. RESUMEN E
IMPORTANCIA PARA LA INGENIERÍA INDUSTRIAL
RESUMEN DE LA
PONENCIA:
La
ponencia del Ingeniero Renato Badilla comenzó explicando que la investigación
se realizó en una institución del Gobierno dedicada al manejo de
infraestructura tecnológica. En esta institución debido a la falta de comunicación
entre áreas, el conocimiento de todos los proyectos se encuentra en unas
cuantas personas y existe la posibilidad de que una o varias personas dejen o
se ausenten de la Dependencia de Gobierno y que los proyectos queden sin
resolución. Lo que ocasiona que la persona que le dé continuidad a las
actividades se vea obligada a aprender “sobre la marcha" esto puede
ocasionar diferentes problemas como que un trabajador de vacaciones o
incapacitado tenga que ser molestado para resolver dudas, que la continuidad
operativa del área se vea retrasada, que la persona tratando de solucionar el
problema ocasione más problemas por la falta de experiencia.
Al tener
este problema el ingeniero plantea en su investigación aplicar el modelo de la
Gestión del Conocimiento e implementar un Sistema manejador de documentos
electrónicos (EDMS); además realiza esta investigación mediante una metodología
simple de 5 pasos.
Concluyendo
que un EDMS ayudará en gran medida a mejorar la manera en la que se rastrea el
consumo de los recursos digitales con los que la organización cuenta, debido a
su manejo de registro de los movimientos que los usuarios realizan dentro de la
aplicación y se pueden diseñar estrategias puntuales para atacar la falta de
documentación y transferencia del conocimiento por parte del personal.
IMPORTANCIA PARA LA INGENIERÍA
INDUSTRIAL
En primer
lugar, porque el conocimiento proporciona valor a la empresa. Cuando se quiere
medir la riqueza de una organización, ya no basta con recurrir a la información
financiera, sino que también es importante considerar su capital intelectual,
pues este la hace destacar por encima de sus competidores. A través de una
buena gestión de dicho capital, las empresas pueden crear una estructura
innovadora y eficiente que les permita alcanzar sus objetivos estratégicos.
Cabe mencionar que, a diferencia de otros activos, el conocimiento siempre
crece con el tiempo. Sin embargo, para aprovecharlo al máximo, es necesario
saber transmitirlo. Actualmente, la evolución tecnológica, y el surgimiento de
herramientas digitales han permitido crear canales para la difusión del
conocimiento de una forma más veloz y eficiente.
Si las
organizaciones aprovechan estos recursos, podrán implantar un sistema de
transmisión y generación de conocimiento que les permita mejorar sus procesos
empresariales, perfeccionar las capacidades de sus colaboradores y obtener
mayores beneficios. Aquí es donde entran los Ingenieros Industriales ya
que es quien tiene una visión general de la organización y maneja la esencia de
la integralidad, es decir, comprende términos y asuntos técnicos, humanos y
financieros, de tal forma que se constituye fácilmente como el canal de
comunicación casi que obligatorio dentro una organización sin importar el campo
de acción que tiende a ser infinito. Lo más importante es que el estudiante de
ingeniería industrial obtenga fácilmente del entorno en que se encuentre la
respuesta a la pregunta “¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?”, esto sin duda
permitirá que la organización en la que se encuentre este en permanente
búsqueda de mejorar todos los aspectos garantizando la supervivencia y futuro
posicionamiento de la compañía.
FUENTES:
III- PARTICIPACIÓN COMO VOLUNTARIO
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