Análisis cuantitativo de procesos "Mes de Alianza"

ANÁLISIS CUANTITATIVO DEL PROCESO DE VENTAS PARA EL MES DE OCTUBRE

Para determinar si el proceso de ventas desarrollo es idóneo para atender a la cantidad de clientes estimadas para este mes y obtener la capacidad de cada área es indispensable tener en conocimiento:

  ØEl tiempo que demora cada actividad.

  Ø  Los recursos que se disponen.

  Ø El porcentaje de casos que pasa por uno u otro camino en caso de una bifurcación (decisión).

En nuestro caso del proceso de ventas tenemos los siguientes datos:

      a)    Tiempo que demora cada actividad:

·         Muestra el producto: 2 min (120 seg).

·         Lleva a caja: 45 seg.

·         Elabora la factura y cobra: 30 seg.

·         Envuelve y entrega: 3 min (180 seg).

      b)    Recursos:

·         En ventas hay 6 personas

·         En caja hay 2 personas.

·         En empaque hay 3 personas.

      c)    Porcentaje de personas que efectúan una compra: 60%

Se desea saber:

      1.    ¿Cuál es la capacidad del sistema con esta información?

     2.    Si se desea atender en el mes a 300 clientes que vendrán por hora, ¿Qué solución se  puede plantear?

Comenzaremos con la capacidad en ventas para ello tenemos el tiempo promedio que seria:

2*0.4+2.75*0.6=2.45min (147 seg)

Calculando la capacidad por hora tenemos:

60/2.45=24.49 clientes por hora por cada vendedor.

Como en el área de ventas hay 6 personas la capacidad por hora será:

su= 6*24.49=147 clientes por hora

Ahora la capacidad en la caja, cuya actividad tiene un tiempo de 30 seg por ende calculando la capacidad por hora tenemos:

60/0.5= 120 clientes por hora por cada cajero.

Como en el área de caja tenemos 2 cajeros, la capacidad por hora será:

su=2*120= 240 clientes por hora.

Finalmente la capacidad en el área de empaque, cuya actividad de envolver y entregar tiene un tiempo de 3 min o 180 segundos, con estos datos tendremos la capacidad por hora por empaquetador:

60/3= 20 clientes por hora por empaquetador.

Como en el área de despacho tenemos 3 empaquetadores, finalmente la capacidad por hora será:

su=3*20= 60 clientes por hora

1. La capacidad de sistema, o la cantidad de clientes que pueden atender por hora será la menor capacidad de las tareas que la componen, y en nuestro caso es en el área de empaque, cuya capacidad es de 60 clientes por hora.

2. Si se desea atender en el mes a 300 clientes que vendrán por hora, ¿Qué solución se puede plantear?

Analizamos primero en el área de ventas, debido a que a partir de aquí se decide si los clientes efectúan o no la compra.

Al estimar que los clientes que ingresaran al establecimiento para efectuar una posible compra es de 300 y la capacidad  en esta área determinada es de 147 clientes por hora, para ello como la tasa de servicio es constante vemos con este dato cuantos empleados (vendedores) como mínimo son necesarios para cubrir 300 clientes.

Calculando la cantidad de empleados necesarios tenemos que:

u=24.49=300/#de empleados

# de empleados = 12.25

Por lo tanto para cubrir con los 300 clientes se necesita un mínimo de 13 empleados (vendedores) y se dice mínimo debido a que a su vez se tiene que reducir con los costos.

Como ya tenemos 6 vendedores en esta área entonces se requerirá de contratar a 7 vendedores más para esta área.

Una vez ingresado los clientes que efectuaran la compra pasaran al área de caja, pero la cantidad de clientes ya no será de 300 sino solo los que efectuaran la compra que serían 180 clientes (el 60 %).

Para el área de caja la capacidad de esta es de 240 clientes por ende cubre con la demanda que se exige para ello calcularemos el porcentaje de utilización de esta área que sería de la siguiente forma:

ρ=λ/su

Siendo el número estimado de clientes por hora.

Calculando el porcentaje de utilización:

ρ=180/240= 0.75= 75%

Es decir que de toda la capacidad instalada solamente el 75% esta en uso.

Y finalmente para el área de empaque, la capacidad del área no cubre con la demanda establecida (180 clientes), por ello pasaremos a determinar cuántos empleados (empaquetadores) son necesarios para cubrir con la demanda.

Calculando la cantidad de empleados necesarios tenemos que:

u=20=300/# de empleados

# de empleados= 15

Por lo tanto para cubrir con la demanda de 180 clientes es necesario tener 15 empleados en esta área, como ya tenemos 3 se requerirá contratar a 12 empleados (empaquetadores) extras para esta área.

Conclusiones:

·         El área de ventas inicialmente no cubrirá con la demanda proyectada para el mes, para elo se requerirá emplear como minimo 7 vendedores.

·         El área de caja cubre con la demanda prevista de 180 clientes sin embargo tiene un porcentaje de utilización de 75% lo que quiere decir que un 25% en esta área esta “ociosa”.

·         El área de empaque es el “cuello de botella” para el sistema y a su vez es el área con la menor tasa de servicio y esto se debe a que la actividad de que ellos manejan es la de mayor duración, y para cubrir con la demanda proyectada se requiere de contratar a 12 empleados más para cubrir con la demanda.

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